エクセル脱却のメリットとデメリット：7つの判断基準と5つの注意点

多くの企業でビジネスの中核を担ってきたExcelですが、デジタルトランスフォーメーション（DX）の時代において、その限界が指摘されています。

本記事では、「エクセル脱却」の必要性、メリット・デメリット、そして実践のための具体的な指針をご紹介します。

1. エクセル脱却の必要性：DXとの関連性

現代のビジネス環境において、エクセル脱却が注目される理由は以下の通りです：

• デジタル化の加速: ビジネスのデジタル化が急速に進展しています。
• データ量の増大: 従来のExcelでは処理が困難な大量のデータが日々生成されています。
• リアルタイム性の要求: ビジネス判断の迅速化のため、リアルタイムのデータ分析が求められています。
• エクセル破損のリスク: PCやエクセルファイルの破損により、今までビジネスデータがすべてなくなる可能性があります。

2. エクセル管理のメリット

Excelには以下のような強みがあります：

導入の容易さ

Excelは多くの企業で標準的なツールとして定着しており、大半の従業員が基本的な操作方法を理解しています。

学習コストが低く、即座に生産性を発揮できる点が大きな利点となっています。

高いカスタマイズ性

Excelの強力な機能の一つが、ユーザーのニーズに合わせた柔軟なカスタマイズ性です。

関数やマクロを活用することで、複雑な計算や自動処理を実現できます。

これにより、各企業や部署特有の業務フローに合わせたデータ管理や分析が可能になります。

例えば、

• 特殊な計算式が必要な財務分析や
• 独自の指標を用いた営業実績の追跡

など、標準的なソフトウェアでは対応しきれない業務特性にも柔軟に対応できます。

共有のしやすさ

Excelファイルは、ビジネス環境において最も一般的なデータ形式の一つです。

このため、社内外を問わず、関係者間でのデータ共有が非常に容易です。

また、最近のバージョンでは、クラウド環境を活用した同時編集機能も提供されています。

この機能は、特にリモートワークが増加している現代のビジネス環境において、大きな利点となっています。

3. エクセル管理のデメリット

Excelは多くの利点を持つ一方で、ビジネスの規模拡大や複雑化に伴い、いくつかの重要な課題が浮き彫りになってきています。

以下に、Excelを使用し続ける際に直面する可能性のある主な問題点を詳しく説明します。

データ容量の制限

Excelファイルは、扱えるデータ量に制限があります。

さらに、ファイルサイズが大きくなるほど、破損するリスクも高まります。

一度ファイルが破損すると、重要なビジネスデータが失われる可能性があり、企業にとって大きな損失となる場合があります。

編集・更新の非効率性

大規模なデータセットを扱う場合、Excelでの編集や更新作業は非常に時間がかかることがあります。

特に、複雑な計算式や多数のセルを含むワークシートでは、データの更新に膨大な時間を要する場合があります。

 

また、複雑な計算式を使用する際には、人為的ミスによるエラーが発生するリスクが高まります。

これらのエラーは、重要なビジネス判断に影響を与える可能性があり、発見と修正に多大な労力を要することがあります。

セキュリティリスクと権限管理の課題

Excelファイルは簡単に共有や複製が可能であるため、機密情報の漏洩リスクが高くなります。

また、Excelの標準機能では、ファイル内の特定の部分やセルレベルでの詳細な権限設定が困難です。

これにより、必要以上の情報へのアクセスを許可してしまう、あるいは必要な情報へのアクセスを制限しすぎてしまうといった問題が生じる可能性があります。

属人化によるメンテナンス性の低下

複雑なExcelファイルは、それを作成した個人の知識やスキルに大きく依存します。

また、重要な業務がExcelファイルに依存している場合、特定の従業員の退職や異動により、業務の継続性が脅かされるリスクがあります。

他システムとの連携の制限

現代のビジネス環境では、様々なシステムやツールを連携させ、データを統合的に管理することが重要です。

しかし、Excelは独立したアプリケーションとして設計されているため、他のシステムとのリアルタイムなデータ連携が困難です。

これらの制限により、企業全体のデジタルトランスフォーメーションの推進が妨げられる可能性があります。

4. エクセル脱却の7つの判断基準

エクセル脱却を検討する際は、以下の7つの基準を参考に、自社の状況を慎重に評価することが重要です。

これらの基準は、現在のExcel利用状況と将来的なニーズの両方を考慮しています。

データ量と処理速度

Excelの処理速度が著しく低下している場合や、取り扱うデータ量が継続的に増加傾向にある場合、エクセル脱却を検討する良いタイミングかもしれません。

例えば、ファイルを開くのに数分かかったり、簡単な計算でも処理に時間がかかったりする場合は、より強力なデータ管理ツールへの移行を検討すべき時期です。

同時アクセス要件

これにより、データの一貫性が保たれ、チーム全体の生産性が向上します。

セキュリティ要件

高度なアクセス管理が求められる場合や、データの暗号化、詳細な監査ログの記録が必要な場合、Excelでは十分な対応が難しくなります。

適切なアクセス制御と暗号化機能を備えたデータベースシステムやクラウドサービスを導入することで、データセキュリティを大幅に向上させることができます。

業務の複雑性

Excelのみでは効率的な管理が困難になっている場合や、複数の業務プロセスの連携が必要な場合、より高度なシステムへの移行を検討すべきです。

業務プロセスの複雑化に伴い、データの整合性維持や作業の効率化のために、専用のビジネスソリューションの導入が有効となります。

スケーラビリティ

事業拡大に伴うデータ増加が予想される場合や、新規事業・部門の追加が計画されている場合、Excelでは将来的な成長に対応しきれない可能性があります。

スケーラブルなデータベースシステムや、クラウドベースのビジネスソリューションを導入することで、事業の成長に合わせて柔軟にシステムを拡張できます。

これにより、将来的なデータ量の増加やユーザー数の増加にも迅速に対応することが可能になります。

コスト効率

人件費や業務効率によっては、実は多大な損失を生んでいる可能性があります。

• Excel管理に多大な時間とリソースを費やしている場合
• データ入力・集計作業の自動化が求められている場合

これらの場合、新しいシステムへの投資が長期的にはコスト削減につながる可能性があります。

例えば、毎月の財務報告書の作成に多くの時間を費やしている場合、自動化されたレポーティングツールを導入することで、大幅な時間削減とヒューマンエラーの低減が期待できます。

初期投資は必要ですが、長期的には人件費の削減や業務効率の向上によってコスト効率が改善されます。

5. エクセル脱却時の5つの注意点

エクセル脱却を成功させるためには、慎重に計画して、実行していくことが不可欠です。

以下の5つの注意点を踏まえることで、スムーズな移行と新システムの効果的な導入を実現できます。

現状業務の徹底分析

エクセル脱却の第一歩は、現在のExcel利用状況を詳細に把握することから始まります。

この分析を通じて、実際のニーズと課題を明確化することができます。

例えば、特定の部署で複雑な計算を含むExcelファイルが頻繁に使用されている場合、その業務に特化したソリューションの必要性が浮かび上がるかもしれません。

また、データの重複や不整合、セキュリティリスクなどの潜在的な問題点も洗い出すことができます。

この詳細な分析結果は、新システム選定の重要な指針となります。

段階的な移行計画の策定

例えば、まずは財務部門の月次レポート作成プロセスから始め、その成功事例を基に他の部門や業務へと展開していくといった方法が考えられます。

各段階での成功と課題を慎重に評価し、次の段階に活かすことで、全社的な移行をより効果的に進めることができます。

また、この段階的アプローチにより、予期せぬ問題が発生した場合でも、その影響を局所化し、迅速に対応することが可能になります。

組織的な変更管理とトレーニング

新システムの導入は、単なる技術的な変更以上に、組織文化や業務プロセスの変革を伴います。

経営層からの明確なメッセージや、部門ごとの具体的なメリットの提示など、多角的なコミュニケーション戦略を展開しましょう。

また、十分なテストや動作確認の時間を提供することで、従業員の不安を軽減し、新システムの効果的な活用を促進できます。

動作確認は、一般的な操作方法だけでなく、各部門や役割に特化した内容を含めることで、より実践的で効果的なものになります。

さらに、継続的なサポート体制を整えることで、導入後も従業員が安心して新システムを利用できる環境を作ることが大切です。

 

新システムの選定と評価

新システムの選定は、エクセル脱却の成否を左右する重要な決定です。

現在の課題を解決する能力はもちろん、将来的なニーズにも対応できる柔軟性と拡張性を持つシステムを選ぶことが重要です。

選定プロセスでは、以下の点を慎重に評価しましょう：

1. 現在の業務プロセスとの適合性
2. カスタマイズの容易さ
3. スケーラビリティと将来的な拡張性
4. セキュリティ機能
5. 他システムとの連携可能性
6. ベンダーのサポート体制と信頼性
7. 総所有コスト（初期費用だけでなく、運用・保守コストも含む）

また、実際のデモンストレーションやトライアル期間を設けることで、システムの使用感や実際の業務との適合性を直接確認することができます。

さらに、同業他社の導入事例や専門家の意見を参考にすることも、より良い選定につながります。

これらの注意点を十分に考慮し、計画的に実行することで、エクセル脱却プロジェクトの成功確率を高めることができます。

6. オーダーメイドのシステム開発とクラウドベースの業務管理ツールの比較

エクセルからの移行を検討する際、多くの企業がオーダーメイドのシステム開発とクラウドベースの業務管理ツールのどちらを選択すべきか悩みます。

それぞれのアプローチにはメリットとデメリットがありますので、詳しく見ていきましょう。

オーダーメイドのシステム開発（カスタム開発アプリケーション）

メリット

カスタマイズ性:

• 企業の独自のニーズや業務プロセスに100%適合したシステムを構築できます。
• 特殊な業界要件や複雑なワークフローにも対応可能です。

既存システムとの連携:

• 社内の他のシステムやデータベースと緊密に連携させることができます。
• データの一元管理や業務の完全自動化が実現可能です。

セキュリティとデータ管理の完全なコントロール:

• セキュリティ要件を自社で定義できるため、機密情報の取り扱いに関して完全な制御が可能です。
• 法令遵守やデータローカライゼーションの要件に柔軟に対応できます。

長期的なコスト効率:

• 初期投資は高くなりますが、ライセンス料などの継続的なコストが不要です。
• 大規模な利用では、長期的には費用対効果が高くなる可能性があります。

デメリット

高い初期コストと開発時間:

• システムの設計から開発、テストまでに多大な時間とコストがかかります。
• 専門的な開発チームの雇用や外部委託のコストが発生します。

メンテナンスと更新の負担:

• システムの保守、アップデート、バグ修正などを自社で管理または保守先と連携していく必要があります。

スケーラビリティの課題:

• 事業拡大や新機能追加の際に、大規模な改修が必要になる可能性があります。
• 最初の要件の決め方によっては柔軟な拡張が難しい場合はあります。

クラウドベースの業務管理ツール

メリット

迅速な導入と低い初期コスト:

• システムの導入が迅速で、短期間で利用開始できます。
• 初期投資が比較的低く、中小企業でも導入しやすいです。

運用の負担の軽減

• クラウドサービスの利用では、通常、サーバーやネットワーク機器の管理費、基本的なメンテナンス費などがサービス料金に含まれており、これらの直接的な運用負担がユーザー側で発生しにくいのが特徴です。
• また、システム障害やトラブルが発生した場合、多くのケースでサービス提供者が一次対応を行います。

自動アップデートと継続的な機能改善:

• プロバイダーが定期的にシステムを更新し、最新の機能や セキュリティ対策を提供します。
• 新しい技術やベストプラクティスを容易に利用できます

デメリット

カスタマイズの制限:

• 完全に企業独自の要件に合わせることが難しい場合があります。
• 一部の特殊な業務プロセスに対応できない可能性があります。

継続的なコスト:

• サブスクリプション形式のため、継続的な費用が発生します。
• 長期的には、オーダーメイド開発よりコストが高くなる可能性があります。

データセキュリティとプライバシーの懸念:

• データを外部のサーバーに保存するため、セキュリティリスクへの不安があります。
• 規制の厳しい業界では、コンプライアンス上の課題が生じる可能性があります。

インターネット接続への依存:

• オフライン環境での利用に制限があります。
• インターネット接続の品質がシステムのパフォーマンスに影響します。

ベンダーロックイン:

特定のプロバイダーのシステムに依存することになり、将来の移行が困難になる可能性があります。

 

選択の指針

オーダーメイドでシステムを作るのか、クラウドサービスを使う場合、どのサービスを選ぶのかが重要な指針です。

• 中小企業や成長段階の企業：一般的にクラウドベースの業務管理ツールが適しています。導入の速さ、低い初期コスト、スケーラビリティが魅力です。
• 大企業や特殊な業務要件を持つ企業：オーダーメイドのシステム開発が適している場合が多いです。完全なカスタマイズ性と高度なセキュリティコントロールが必要な場合に有効です。
• ハイブリッドアプローチ：クラウドベースのツールを基本として使用し、特定の機能や統合部分のみをカスタム開発するという選択肢も考えられます。これにより、両方のメリットを活かすことができます。

最終的な選択は、企業の規模、業種、予算、技術要件、将来の成長計画などを総合的に考慮して行う必要があります。

 

7. まとめ：エクセル脱却の重要性と将来展望

• Excelの限界を認識し、業務プロセス全体の最適化を検討することが重要です。
• 適切な判断基準と注意点を踏まえた移行計画を策定しましょう。
• 新システム導入により、業務効率の向上とデータ活用の促進が期待できます。
• 変化するビジネス環境への適応と競争力維持のため、継続的な改善が必要です。

エクセル脱却は、単なるツール変更ではなく、企業のDXにおける重要なステップです。

適切な計画と実行により、業務効率の大幅な向上と将来の成長への準備が整います。

自社の状況を慎重に評価し、最適な方法でエクセル脱却を進めていくことをお勧めします。