【2024年決定版】エクセル管理をやめて業務効率200%アップする方法

エクセルは確かに使いこなしやすく、データの共有もスムーズにできることから、日本の企業では当たり前のように使われています。

ただ、実はエクセルへの依存が、知らず知らずのうちに業務の足かせになっているということをご存知ですか？

この記事では、エクセルでの作業・管理が抱えている問題点を具体的に見ていきながら、エクセルから脱却することで実現できる業務改善について詳しく説明していきます。

エクセル頼みの仕事の進め方を見直すことで、これまでとは比べものにならないほど効率的な業務環境を作り出せることが、きっとおわかりいただけると思います。

 

エクセル管理の限界と問題点

エクセルは使いやすさや情報共有の容易さから、多くの企業で業務管理ツールとして活用されています。しかし、エクセル管理には様々な限界や問題点があり、業務効率の低下や属人化によるリスクなどが指摘されています。

ここでは、エクセル管理の主な課題について詳しく解説し、企業がエクセル管理から脱却するべき理由を明らかにしていきます。

 

多くの企業では、エクセルが手軽に使えて情報共有もしやすいことから、日々の業務管理に欠かせないツールとして定着しています。

しかし、実際のところエクセルでの管理には色々と限界があり、業務効率の低下や属人化によるリスクなどが指摘されています。

ここからは、エクセルを使った業務管理でよく直面する課題について具体的に見ていきながら、なぜ企業がエクセル依存から抜け出す必要があるのか、その理由を掘り下げて説明していきます。

 

データの蓄積と活用が困難

エクセルは元々は表計算ソフトとして設計されているため、大量のデータを長期的に蓄積し、検索や活用することに向いていません。

過去のデータを参照する際には、ファイルを探し出して開く必要があり、作業効率が低下します。

また、エクセルでは複数のファイルに分散してデータが管理されることが多く、情報の一元管理が難しくなります。結果として、必要なデータにアクセスしづらくなり、業務に支障をきたす恐れがあります。

さらに、エクセルではデータ間の関連性を持たせることが困難で、データベースのようにテーブル間のリレーションシップを定義できません。そのため、データの整合性を保ちながら管理することが難しく、情報の一貫性が損なわれるリスクがあります。

エクセルはデータの蓄積と活用に不向きなため、長期的な情報管理には適していません。

複数人での同時編集ができない

エクセルの大きな弱点の一つは、一度に一人しかファイルを編集できないという点です。

チームのメンバーがリアルタイムでデータを更新したり、同時に作業を進めたりすることができないのです。

そうなると必然的に、メールでのやり取りや共有フォルダでの管理が必要になってきます。すると今度は

「どれが最新版なのか分からない」

「誰かが作った変更が別の人の作業と重なってしまった」

といった問題が出てきます。最悪の場合、大事なデータが消えてしまったり、異なるバージョンが混ざってしまったりすることも。

これは特に、大人数でのプロジェクトや、データの更新が頻繁に必要な仕事において深刻な問題となり、チーム全体の仕事の進み具合を大きく左右することになりかねません。

 

大量データの処理が遅くなる

エクセルは、データ量が増えると処理速度が著しく低下する傾向にあります。特に、複雑な関数やマクロを使用している場合、大量のデータを扱うとファイルが重くなり、作業効率が悪化します。

また、エクセルは基本的にメモリ上でデータを処理するため、利用可能なメモリに制限があります。PCのスペックによっては、大規模なデータを扱うことが難しくなり、作業が滞ってしまう恐れがあります。

一方、専用のデータベースシステムでは、大量のデータを効率的に管理・処理することができます。インデックスの活用やSQLによる高速な検索が可能であり、エクセルと比べてパフォーマンスが大幅に向上します。

 

属人化によるリスクと引き継ぎ難

エクセルは、個人の習熟度や好みに合わせて自由に使えることから、ファイルの作成方法や管理方法が属人化しやすい特徴があります。

担当者によって異なる管理方式が用いられると、データの構造や意味が分からなくなり、引き継ぎが困難になります。

属人化が進むと、特定の人にしか情報が分からない状態となり、その人が不在の際に業務が滞るリスクが高まります。

また、引き継ぎの際に時間がかかったり、引き継ぎミスによるトラブルが発生したりする可能性を高めます。

属人化を防ぐには、ファイルのフォーマットや管理ルールを標準化し、誰もが同じ方法でデータを扱えるようにする必要があります。しかし、エクセルではこうした統制が難しく、属人化のリスクを完全に排除することは困難です。

 

フォーマットの不統一とエラー防止の限界

エクセルでは、セルのフォーマットや入力規則を設定できますが、ファイル全体で一貫性を保つことは容易ではありません。

異なるファイル間でフォーマットが統一されていないと、データの解釈や集計に支障をきたします。

また、エクセルではデータ入力時のエラーチェック機能が限定的であり、誤った値の入力を完全に防ぐことは難しいです。

入力ミスによるデータの不整合や欠損は、業務に大きな影響を及ぼす恐れがあります。エクセルはフォーマットの不統一防止やエラー防止の仕組みが不十分なため注意が必要です。

一方、データベースシステムでは、テーブルの構造やフィールドのデータ型を厳密に定義することで、フォーマットの統一やエラーチェックを徹底できます。制約条件を設定することで、不正な値の入力を防止し、データの整合性を保つことが可能です。

弊社アレグビットでは、完全無料で貴社の今のエクセル管理業務をヒアリングして、安価につかえるシステムの紹介、または有料でシステムの開発を行います。

 

このように、エクセル管理には様々な限界や問題点があります。データの蓄積・活用の困難さ、同時編集の制限、パフォーマンスの低下、属人化のリスク、フォーマットの不統一などが大きな課題として挙げられます。

これらの問題を解決し、業務効率を向上させるには、エクセル管理から脱却し、データベースシステムや専用の業務アプリケーションを導入することが有効な手段の一つと言えるでしょう。

 

エクセル管理から脱却するメリット

エクセル管理には様々な課題があり、業務効率の低下や属人化によるリスクなどが指摘されています。ここでは、エクセル管理から脱却することで得られるメリットについて詳しく解説します。

エクセル管理を見直し、適切なツールやシステムを導入することで、業務効率の大幅な改善や情報共有の円滑化、データ活用の促進などが期待できます。

 

データの一元管理による効率化

エクセルでは、データが複数のファイルに分散して管理されることが多く、情報の一元管理が難しくなります。

必要なデータにアクセスしづらく、作業効率が低下する恐れがあります。

一方、データベースシステムを導入することで、全てのデータを一箇所で集中管理できるようになります。

関連するデータ同士を結びつけて管理できるため、情報の整合性が保たれ、必要なデータに素早くアクセスできるようになります。

また、データベースではインデックスの活用やSQLによる高速な検索が可能であり、大量のデータを効率的に処理できます。

エクセルと比べてパフォーマンスが格段に向上するため、作業時間の短縮につながります。

 

リアルタイムな情報共有と協働作業

エクセルでは同時編集ができないため、複数人でのリアルタイムな共同作業が難しくなっています。ファイルのバージョン管理にも手間がかかり、データの不整合や消失のリスクが高まります。

クラウド型のツールやグループウェアを活用することで、このような課題を解決できます。チームメンバー全員が同じデータにアクセスし、リアルタイムに編集や更新を行えるようになるため、情報共有がスムーズになります。

また、変更履歴の追跡や差分の把握など、バージョン管理の機能も充実しています。データの整合性を保ちながら、効率的に共同作業を進められるようになります。

 

自動化による作業時間の大幅削減

エクセルでは、定型的な処理や複雑な計算を行う際に、手作業での対応が必要となることが多くあります。

マクロや関数を駆使することで一定の自動化は可能ですが、高度なスキルが求められます。

業務に特化したツールやRPAを導入することで、様々な処理を自動化できるようになります。データ入力やファイル操作、メール送信など、繰り返し行う作業を自動化することで、大幅な工数削減が見込めます。

また、自動化により人的ミスのリスクを減らせるため、データの正確性が向上します。人がより付加価値の高い業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。

 

データ活用による意思決定の迅速化

エクセルでは、大量のデータを蓄積・活用することが難しいため、データに基づく意思決定が行いづらくなっています。

過去のデータを参照するには手間がかかり、リアルタイムの情報を反映することも困難です。

BIツールやデータ分析基盤を導入することで、蓄積されたデータを効果的に活用できるようになります。データの可視化や多角的な分析が容易になるため、経営判断に必要な情報をタイムリーに得られるようになります。

また、AIやマシンラーニングの技術を取り入れることで、高度なデータ分析や将来予測なども実現できます。データを戦略的に活用することで、競争力の強化につなげられるでしょう。

 

コンプライアンス対策の強化

エクセルでは、誤操作によるデータ消失や改ざんのリスクがあり、重要な情報を適切に管理することが難しくなっています。また、編集履歴が追跡できないため、不正な操作を防ぐことも困難です。

セキュリティ面で優れたツールを導入することで、これらのリスクを大幅に軽減できます。

アクセス権限の設定やログ管理、暗号化などの機能により、データの機密性や完全性を確保しやすくなります。

また、クラウドサービスを利用することで、データのバックアップや災害対策も容易になります。事業継続性の観点からも、エクセル管理からの脱却が望ましいと言えます。

 

エクセル管理をやめるための移行ステップ

エクセル管理には様々な課題があり、業務効率の低下や属人化によるリスクが指摘されています。しかし、長年使い慣れたエクセルから他のツールへ移行するには、綿密な計画と適切な実行が欠かせません。

ここでは、エクセル管理から脱却するための移行ステップについて解説します。現状の課題を明確にし、適切なツールを選定して計画的に移行を進めることで、スムーズな業務改善を実現しましょう。

 

現状の業務フローと課題の明確化

まずは、現在エクセルで管理している業務の全体像を把握し、具体的な課題を洗い出すことが重要です。各業務でどのようなデータを扱っているのか、作業の手順や頻度、関係者などを整理します。

その上で、エクセル管理による問題点を明確にしていきます。データの重複や不整合、手作業の多さ、情報共有の難しさなど、業務効率を下げている要因を特定します。

 

移行すべきデータとプロセスの特定

現状分析を踏まえ、エクセルから移行すべきデータとプロセスを特定します。全てを一度に移行するのではなく、重要度や影響度に応じて優先順位をつけ、段階的に進めることが重要です。

データの移し替えを始める前に、

・現在のデータがどんな形で保存されているのか
・どのくらい細かい情報まで含まれているのか
・数値の正確さはどの程度必要なのか

といった点を丁寧に確認していきます。そのうえで、新しいシステムに合わせた最適な移行方法を考えていきましょう。

また、データの中に重複や誤りがないかチェックし、必要に応じて修正や形式の変換なども行って、確かな品質を確保します。

今までエクセルで行っていた作業の流れを見直して、新しいツールではどんな手順で進めていけばいいのか、具体的に考えていきましょう。

この機会に、手作業でやっていた部分を自動化できないか検討してみるのもいいかもしれません。今まで当たり前のように続けてきた作業を見直すことで、業務の無駄を減らし、より効率的な仕事の進め方が見えてくるはずです。

適切なツールの選定とシステム設計

移行先のツールは、業務要件や課題解決に必要な機能を備えているかどうかを十分に検討する必要があります。

単にエクセルの代替というだけでなく、データ管理や情報共有、分析などの面で優れたツールを選ぶことが重要です。

また、導入コストや利用しやすさ、拡張性なども考慮しましょう。クラウドサービスの活用も視野に入れ、最適なツールを選定します。

使うツールが決まったら、次は具体的な設計作業に入っていきます。

まずは

• 新しいシステムでどのようにデータを管理し、
• どんな流れで作業を進めていくのかまた、
• 画面はどんな作りにすれば使いやすいのか

こういった点を一つ一つ具体的に考えながら、新しい業務の仕組みを組み立てていきます。

その際、今ある他のシステムとどう組み合わせていくのか、情報をしっかり守るためにはどんな対策が必要なのかといった点もしっかり検討に入れておくことが重要です。

データ移行とユーザートレーニング

システム設計が完了したら、いよいよデータ移行の段階です。移行計画に沿って、エクセルのデータを新しいシステムに移し替えていきます。

移行作業は手順を明確にし、十分なテストを行いながら慎重に進めることが大切です。

データの移行作業と同時に、実際に使う人たちへの研修も進めていきます。

新しいシステムをどう使いこなしていけばいいのか、具体的な操作方法を実践的に学んでもらうことで、スムーズな移行につなげていきましょう。

新しいツールの操作方法や業務フローについて、マニュアルの作成や講習会の開催などを通じて周知徹底を図ります。

ユーザーの習熟度に応じて、OJTやフォローアップ研修なども検討しましょう。スムーズな移行のためには、ユーザーの理解と協力が不可欠です。

 

運用体制の整備と継続的な改善

新しい業務システムの運用が始まったら、安定的に稼働できる体制を整えることが重要です。トラブル発生時の対応手順を明確にし、定期的なメンテナンスやバックアップ作業を怠りなく行います。

また、チーム内で新しいシステムの管理を担当する人を決めて、日々の運用がスムーズに進むようサポートしてもらいます。

分からないことがあった時の相談窓口や、メンバー同士での情報共有の仕組みも、あらかじめ整えておくと安心です。

移行後も、継続的な業務改善を心がけることが大切です。ユーザーの意見を吸い上げ、システムの使い勝手や機能の改善に努めます。デジタル化の進展に合わせ、新しい技術の導入も検討していきましょう。

以上のように、エクセル管理から脱却するには、計画的なステップを踏んで移行を進めることが重要です。

現状の課題を明確にし、適切なツールを選定して着実にデータ移行や運用体制の整備を行うことで、業務効率の大幅な改善を実現できるでしょう。

 

エクセル管理の代替となるツールの選び方

エクセル管理の代替となるツールの選ぶ際にはどういった着眼点があるのでしょうか。ここでは具体的なツール選定時のポイントについて解説します。

ユーザビリティと導入コストの比較

ツール選定では、ユーザビリティと導入コストのバランスを考慮することが大切です。高機能なツールでも、使い方が複雑で習熟に時間がかかるようでは、業務効率化の効果は限定的です。

直感的に操作できるインターフェースや、充実したサポート体制があるかどうかを確認しましょう。また、ツールの導入や運用にかかるコストについても、トータルで見積もる必要があります。

クラウドサービスの場合、初期投資を抑えられるメリットがある一方で、ランニングコストが長期的に積み上がることにも注意が必要です。自社の予算や人的リソースを踏まえて、最適なツールを選定することが重要となります。

アレグビットでは、クラウドツールのランニングコストとオーダーのシステムの初期費用と比較し、最も効率よく業務が改善できる方法をご提案いたします。

 

カスタマイズ性と拡張性の確認

業務の変化や拡大に合わせて、柔軟にツールを改良していくことも重要な視点です。ツールのカスタマイズ性や拡張性を十分に確認し、長期的な業務改善に適したものを選びましょう。

カスタマイズ性の高いツールであれば、業務プロセスに合わせた画面設計やワークフローの構築が可能です。

また、APIやプラグインによる他システムとの連携で、業務の自動化や効率化を図ることもできます。

ツールのバージョンアップや機能追加への対応も、拡張性の観点から重要なポイントです。将来を見据えた業務改善を進めるには、継続的にツールを進化させていける環境が欠かせません。

 

データセキュリティ対策の評価

エクセル管理からの脱却を図る上で、データセキュリティの確保は極めて重要な課題です。機密情報や個人情報を扱う業務では、厳格なセキュリティ対策が求められます。

ツール選定の際は、アクセス制御や暗号化、監査ログ機能など、セキュリティ面の充実度をしっかりとチェックしましょう。

特にクラウドサービスの場合、データ保護に関する各種の認証・規格への準拠状況も確認が必要です。

また、ツールの運用面でのセキュリティ対策も欠かせません。利用者への教育やルールの整備など、ツールの安全な利用を支える取り組みも併せて検討しましょう。

以上のように、エクセル管理の代替ツールは、業務要件や課題に合わせて多角的に評価し、選定することが重要です。ユーザビリティや拡張性、セキュリティ面など、様々な観点からツールを比較検討し、長期的な業務改善に最適なものを見極めましょう。

 

まとめ

エクセル管理には、データの蓄積や活用が困難、複数人での同時編集ができない、大量データの処理が遅くなるなどの限界があります。

加えて属人化によるリスクやフォーマットの不統一、エラー防止の仕組みが不十分であるといった問題点も指摘がされています。

これらの課題は、いち早く解決し、多くのメリットを得るためにエクセル管理から脱却することが求められています。

移行にあたっては、現状の業務フローと課題を明確化し、移行すべきデータとプロセスを特定した上で、業務要件に合った適切なツールを選定し、段階的かつ計画的に移行を進めることが重要です。

エクセル管理からの脱却により、情報の見える化や属人化リスクの排除、データドリブンな意思決定、業務プロセスの最適化など、様々な業務改善効果が期待できるでしょう。