ホテル管理システム（PMS）の料金相場はいくら？機能・選び方まで解説

ホテル管理システムの導入を検討しているものの、料金相場がわからず、なかなか比較が進まないという方も多いのではないでしょうか。

実際、多くのシステム会社は「詳しくはお問い合わせください」としか案内しておらず、施設の規模ごとにいくらかかるのか、イメージしにくいのが現状です。

また、機能が多すぎて何を基準に選べばいいのか迷ってしまったり、サイトコントローラーとの違いがよくわからないまま検討を進めてしまったりするケースも少なくありません。

この記事では、施設の規模別の料金相場をはじめ、主な機能やサイトコントローラーとの違い、失敗しない選び方まで、わかりやすくまとめました。

導入を検討している方は、ぜひ最後まで読んで、比較検討の参考にしてください。

ホテル管理システム（PMS）とは？基本を理解しよう

ホテル管理システムとは、ホテルや旅館のフロント業務や予約管理、清掃状況の確認などを、まとめてパソコンやタブレットで管理できる仕組みのことです。

PMS（プロパティ・マネジメント・システム）と呼ばれることもあり、業界ではこの呼び方の方が一般的に使われています。

昔は、予約台帳やホワイトボードを使って、スタッフが手作業でお客さまの情報を管理していました。

しかし、施設の規模が大きくなったり、予約サイトが増えたりすると、手作業だけでは追いつかなくなります。

そこで登場したのが、ホテル管理システムです。

予約状況や部屋の空き情報を一つの画面でまとめて確認できるため、フロントの負担を大きく減らすことができます。

ホテル管理システムが必要とされる理由

近年は、じゃらんや楽天トラベルなど、複数の予約サイトを使う施設がほとんどです。

それぞれのサイトの予約状況を手作業で確認していると、うっかりダブルブッキングが起きてしまうこともあります。

ホテル管理システムを使えば、すべての予約サイトの情報を自動でまとめて管理できるため、こうしたミスを防ぐことにつながります。

また、最近は人手不足に悩む施設も多く、少ない人数でも効率よく業務を回せる仕組みが求められています。

特に地方の旅館やビジネスホテルでは、フロントとバックオフィスを同じスタッフが兼任していることも珍しくありません。

そうした現場では、情報がひとつの画面に集まっているだけで、確認にかかる時間がぐっと短くなります。

結果として、お客さまをお待たせする時間も減り、施設全体のサービスの質にもよい影響が出てきます。

導入している施設が増えている背景

もうひとつ、ホテル管理システムの導入が進んでいる背景には、インバウンド需要の回復があります。

海外からの宿泊客が増えると、言語の違いによる予約対応や、支払い方法の多様化への対応が必要になります。

クレジットカードの事前決済や、多言語対応のシステムを取り入れることで、こうした課題にも対応しやすくなります。

このように、業務効率化だけでなく、幅広いお客さまに対応するという意味でも、ホテル管理システムの役割は大きくなっています。

さらに、経営者の立場から見ると、システム上に蓄積されたデータを使って、稼働率や売上の推移を分析できる点も見逃せません。

感覚だけに頼った経営判断ではなく、実際の数字をもとに、価格設定や人員配置を見直せるようになります。

紙の台帳だけで運営していたころには難しかった、データにもとづいた経営が、ホテル管理システムの導入によって実現しやすくなっています。

ホテル管理システム（PMS）でできること｜主な機能

ホテル管理システムには、施設の業務を助けるさまざまな機能が入っています。

会社やプランによって、搭載されている機能には差がありますが、ここでは多くのシステムに共通して見られる、代表的な機能を紹介します。

どの機能が自分の施設にとって本当に必要なのか、確認しながら読み進めてみてください。

予約と顧客情報の管理

お客さまの予約情報や、過去の宿泊履歴、連絡先などを一元的に管理できます。

リピーターのお客さまに対して、以前の宿泊内容をもとにしたおもてなしができるようになる点も、大きな魅力です。

• 予約状況の一覧表示
• 顧客ごとの宿泊履歴の確認
• アレルギーや要望などのメモ機能

これらの情報がひとつの画面にまとまっていることで、スタッフが変わっても同じ対応ができるようになります。

お客さま一人ひとりに合わせた接客をしやすくなる点は、リピーター獲得にもつながる大切なポイントです。

また、新人スタッフが入ったばかりのときでも、過去のやり取りが記録として残っているため、引き継ぎの手間が少なくてすみます。

会計・請求管理

宿泊料金の計算や、追加サービスの精算などをシステム上でまとめて行うことができます。

手作業での計算ミスを減らせるほか、レジや会計ソフトと連携できる製品も増えています。

特に、宴会や婚礼など、宿泊以外の売上も発生する施設では、会計処理が複雑になりがちです。

そうした施設では、会計・請求管理の機能がしっかりしているかどうかが、日々の業務の負担を大きく左右します。

清掃・客室管理

どの部屋が清掃済みで、どの部屋がまだ清掃中なのかを、リアルタイムで確認できる機能です。

清掃スタッフとフロントの連携がスムーズになるため、チェックインの案内をスピーディーに行えるようになります。

タブレットを使って、清掃スタッフがその場で状況を入力できるタイプのシステムも増えてきました。

フロントに戻って報告する手間がなくなるため、清掃からチェックインまでの流れがよりスムーズになります。

自動チェックイン機やPOSとの連携

最近は、無人チェックイン機やセルフレジと連携できるシステムも増えてきました。

フロントに人を配置できない時間帯でも、お客さまが自分でチェックインの手続きを行えるようになります。

人手不足に悩む施設にとっては、こうした連携機能はとても心強い味方になります。

また、館内の自動販売機やレストランのPOSレジと連携できれば、宿泊料金と一緒にまとめて精算することも可能になります。

お客さまにとっても、チェックアウトのときに一度で支払いがすむため、利便性が高まります。

ただし、自動チェックイン機や独自のPOSレジとの連携がうまくいかないケースもあり、そうした場合はシステム開発会社に相談して、連携部分だけを個別に開発してもらう方法もあります。

多言語対応・データ分析機能

海外からのお客さまが増えている施設では、画面表示を多言語に切り替えられる機能も、選ぶときの大事なポイントになります。

スタッフが英語や中国語が得意でなくても、システム側で表示を切り替えられれば、案内にかかる負担を減らすことができます。

また、稼働率や売上のデータをグラフなどで見える化できる機能を持つシステムも増えてきました。

どの時期にお客さまが集中しやすいか、どの部屋タイプが人気かといった傾向をつかむことで、料金設定や広告の出し方を見直すヒントにもなります。

既製のシステムでは物足りない、独自の分析ダッシュボードがほしいという場合は、必要な機能だけをカスタマイズで追加開発してもらう方法も検討してみましょう。

気になるホテル管理システム（PMS）の料金相場はいくら？

ホテル管理システムを検討するうえで、いちばん気になるのが料金ではないでしょうか。結論から言うと、料金は施設の規模や機能の範囲によって大きく変わります。

ここでは、目安となる金額をまとめました。

この金額は、あくまで一般的な目安です。

クラウド型のシステムは初期費用を抑えやすい一方で、月額費用がかかり続ける仕組みになっています。

反対に、オンプレミス型（自社にサーバーを置くタイプ）は、初期費用が高くなりやすいですが、月々の費用をおさえられる場合もあります。

近年は、パソコンやサーバーの準備がいらず、インターネット環境さえあればすぐに使い始められるクラウド型が主流になりつつあります。

導入のしやすさや、外出先からでも予約状況を確認できる手軽さから、小規模な施設ほどクラウド型を選ぶ傾向があります。

料金が変わる主なポイント

同じような規模の施設でも、料金に差が出ることがあります。これは、以下のようなポイントによって金額が変わってくるためです。

• 連携させる予約サイトの数
• 自動チェックイン機やPOSとの連携有無
• サポート体制の手厚さ
• カスタマイズの範囲

特に、既存のシステムを大きくカスタマイズしたい場合や、独自の機能を追加したい場合は、標準プランよりも費用が高くなる傾向があります。

導入前には、複数の会社から見積もりを取り、機能と料金のバランスを比較することをおすすめします。

一社だけの見積もりで決めてしまうと、あとから「もっと安いところがあった」と後悔することにもなりかねません。

最低でも二から三社ほど比較したうえで、金額だけでなく、機能やサポート内容も含めて検討するようにしましょう。

もし、カスタマイズの範囲が大きくなりそうな場合は、既製のシステムにこだわらず、システム開発会社に相談して費用感を確認してみるのもひとつの方法です。

見積もりを取るときの注意点

見積もりを比較するときは、月額費用だけを見て判断しないようにしましょう。

初期費用、サポート費用、オプション料金などをすべて含めたトータルコストで比較することが大切です。

また、契約期間の縛りがあるかどうかも、事前に確認しておきたいポイントです。

短期間で解約すると違約金が発生する契約もあるため、契約前に条件をよく読んでおく必要があります。

補助金を活用できる場合もある

ホテル管理システムの導入は、条件によっては国や自治体の補助金の対象になることがあります。

たとえば、業務効率化のためのITツール導入を支援する補助金制度などが、これにあたります。

補助金を活用できれば、初期費用の負担をおさえながら、システムを導入することも可能です。

ただし、制度の内容は年度によって変わるため、導入を検討する時点で、最新の情報を確認しておくことをおすすめします。

安さだけで選んでしまうリスク

料金の安さは、もちろん大きな魅力です。

しかし、金額だけを見て選んでしまうと、必要な機能が足りなかったり、サポート対応が不十分だったりすることがあります。

結果として、あとから追加のオプション費用がかさんでしまい、最初に思っていたよりも高くついてしまうケースも少なくありません。

目先の金額だけでなく、自分の施設に本当に必要な機能が含まれているかどうかを、あわせて確認することが大切です。

ホテル管理システム（PMS）とサイトコントローラーとの違いは？

ここではサイトコントローラーとの違いを見ていきましょう。ホテル管理システム（PMS）とサイトコントローラーは、混同されやすい言葉です。

それぞれの役割を整理

ホテル管理システム（PMS）は、施設の中の業務全体を管理するためのシステムです。

予約情報、顧客情報、会計処理、客室状況など、施設運営に関わるさまざまな情報をひとつにまとめます。

一方でサイトコントローラーは、複数の予約サイトの在庫情報をまとめて更新するための仕組みです。

たとえば、じゃらんで予約が入ったら、楽天トラベルや自社サイトの空室情報も自動で更新される、というのがサイトコントローラーの役割になります。

サイトコントローラーがない状態で複数の予約サイトを使っていると、ひとつの予約サイトで満室になったときに、ほかのサイトの空室情報を手動で消していく必要があります。

この作業を予約サイトの数だけ繰り返すことになるため、予約が集中する繁忙期には、スタッフの大きな負担になってしまいます。

両方を繋げることでできること

PMSとサイトコントローラーを連携させると、予約が入った瞬間に、すべての情報が自動で反映されるようになります。

1. 予約サイトで予約が入る
2. サイトコントローラーが在庫情報を更新する
3. PMSに予約情報が自動で反映される

この流れが自動化されることで、スタッフが手作業で情報を入力する手間がなくなります。

ダブルブッキングのリスクも大きく減らすことができるため、複数の予約サイトを使っている施設ほど、連携のメリットは大きくなります。

既製のサイトコントローラーとの連携がうまくいかない場合は、システム開発会社に相談して、専用のAPI連携を開発してもらう方法もあります。

連携させないとどうなるか

もし、PMSとサイトコントローラーを連携させずに使っていると、それぞれの予約サイトの空室情報を、スタッフが手作業で更新しなければなりません。

予約サイトの数が増えるほど、この作業にかかる時間も増えていきます。

更新のタイミングがずれてしまうと、すでに満室になっている部屋を別のサイトで受け付けてしまう、といったトラブルにもつながります。

こうしたリスクを避けるためにも、PMSを選ぶときは、サイトコントローラーとの連携がスムーズにできるかどうかを、必ず確認しておきましょう。

規模別のホテル管理システムの選び方

ホテル管理システムは、施設の規模やタイプによって、合うものが変わってきます。

「とりあえず有名な会社のシステムを選んでおけば安心」と考えてしまいがちですが、それが必ずしも自分の施設に合っているとは限りません。

ここでは、規模別に選び方のポイントを紹介します。

小規模な旅館・ゲストハウスの場合

スタッフの人数が少ない施設では、操作がかんたんで、必要な機能にしぼられたシステムが向いています。

多機能すぎるシステムを選んでしまうと、使いこなせずに宝の持ち腐れになってしまうこともあります。

まずは、予約管理と顧客管理といった、基本の機能がしっかりしているものを選ぶとよいでしょう。

導入や操作のサポートが手厚い会社を選ぶことも、小規模施設にとっては安心材料になります。

専任のIT担当者がいないケースが多いため、困ったときにすぐ相談できる体制があるかどうかも、あわせて確認しておきたいポイントです。

中規模のビジネスホテルの場合

複数の予約サイトを利用している施設が多いため、サイトコントローラーとの連携がスムーズかどうかが、重要な比較ポイントになります。

また、フロント業務を効率化するために、自動チェックイン機との連携ができるかどうかも確認しておきたいところです。

出張や宿泊出張の利用者が多い施設では、法人向けの請求書発行機能が使いやすいかどうかも、意外と見落とされがちなチェックポイントになります。

日々の予約数が多いぶん、ちょっとした操作のわかりにくさが、スタッフの負担につながりやすい点にも注意が必要です。

法人向けの請求書発行機能が既製のシステムにない場合は、自社の運用に合わせた機能をカスタマイズで追加してもらう方法も検討してみましょう。

大規模ホテル・複数施設を運営している場合

複数の施設をまとめて管理したい場合は、施設ごとのデータを一括で確認できる機能があるかどうかがポイントになります。

また、婚礼や宴会など、宿泊以外の売上も管理したい場合は、そうした機能に対応しているシステムを選ぶ必要があります。

大規模な施設ほど、既存のシステムとの連携やカスタマイズが必要になるケースが増えるため、開発会社に相談しながら進めるのがおすすめです。

既存の基幹システムや、社内で使っている顧客管理システムとどう連携させるかによって、必要な開発の範囲も変わってきます。

こうした複雑な要件は、既製品のシステムだけでは対応しきれないこともあるため、部分的なカスタマイズ開発を視野に入れておくと安心です。

ホテル管理システム（PMS）の導入で失敗しないための注意点

ホテル管理システムの導入は、決して安い買い物ではありません。だからこそ、導入してから後悔しないように、いくつかの注意点をおさえておく必要があります。

ここで紹介する内容は、実際に導入した施設が「こうしておけばよかった」と感じやすいポイントをまとめたものです。

機能が多すぎるものを選んでしまう

多機能なシステムほど、便利に見えるかもしれません。

しかし、実際には使わない機能にお金を払い続けることになり、コストがムダになってしまうケースも多くあります。

導入前に、自分の施設に本当に必要な機能を洗い出しておくことが大切です。

サポート体制を確認しないまま契約してしまう

システムを導入したあとに、トラブルが起きることも珍しくありません。

そんなとき、サポートの対応が遅かったり、電話がつながりにくかったりすると、業務に大きな支障が出てしまいます。

契約前に、サポートの対応時間や、問い合わせ方法をしっかり確認しておきましょう。

既存システムとの連携を考えずに選んでしまう

すでに会計ソフトや予約サイトを使っている場合、新しいシステムがそれらとうまく連携できるかどうかも、重要なチェックポイントです。

連携できないシステムを選んでしまうと、結局は二重で入力作業をすることになり、かえって手間が増えてしまいます。

導入前に、今使っているツールとの相性をしっかり確認しておくことをおすすめします。

もし、既存システムとの連携が複雑で、自社だけでは判断が難しい場合は、システム開発会社に相談するのもひとつの方法です。

導入後の運用イメージを持たずに決めてしまう

システムの機能や料金ばかりに目がいってしまい、実際に使う場面をイメージせずに契約してしまうケースもあります。

スタッフ全員が無理なく使いこなせるかどうかは、実際の画面を見たり、体験版を試したりしないとわかりません。

可能であれば、導入前にデモやトライアル期間を設けている会社を選び、現場のスタッフにも実際に触ってもらうことをおすすめします。

操作に慣れるまでの期間や、研修のサポートがあるかどうかも、事前に確認しておくと、導入後のトラブルを減らすことにつながります。

まとめ

ホテル管理システムは、予約管理や会計処理、清掃管理など、施設運営に関わる多くの業務をまとめて効率化してくれる仕組みです。

料金は施設の規模によって幅がありますが、機能とコストのバランスを見ながら、複数の会社を比較することが大切です。

また、サイトコントローラーとの連携や、既存システムとの相性なども、事前にしっかり確認しておきましょう。

特に、複数の予約サイトを利用している施設や、複数の拠点を運営している施設は、既製品のシステムだけでは対応しきれない部分が出てくることもあります。

そうした場合は、自社の運用に合わせて機能を追加したり、既存のシステムと連携させたりする、カスタマイズ開発という選択肢も検討してみる価値があります。

自分の施設に合ったシステムを見つけることができれば、日々の業務がぐっと楽になり、お客さまへのサービスにも、より多くの時間をかけられるようになります。

ホテル管理システムの導入・カスタマイズなら株式会社アレグビット

ここまで紹介してきたように、ホテル管理システムは施設の規模や運用スタイルによって、最適な機能や料金が大きく変わります。

また、サイトコントローラーや会計ソフトなど、既存のシステムとの連携が必要になるケースも多く、既製品だけではすべての要望に応えきれないことも少なくありません。

そんなときは、株式会社アレグビットにて、施設ごとの運用に合わせた解決策をご提案することができます。

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