勤怠管理システムの自社開発ガイド | 進め方と失敗しやすいポイントを解説

勤怠管理システムが必要だと感じたとき、多くの企業が最初に考えるのは「自社で開発できないか」という選択肢です。確かに、自社開発なら完全にカスタマイズできますし、ランニングコストも抑えられるかもしれません。

しかし、実際のところ自社開発には予想以上の落とし穴が隠れています。開発期間が延びたり、想定外のコストが発生したり、セキュリティ面での問題が後から判明することも珍しくありません。

この記事では、勤怠管理システムを自社開発する際のリスクと、外注を検討すべき判断ポイントについて、実際の事例を交えながら解説します。

勤怠管理システム自社開発の進め方【全体フロー】

勤怠管理システムを自社開発する場合、どのような流れで進めるのか把握しておくことが大切です。以下のステップに沿って進めましょう。

1. 必要なデータ項目と業務要件を整理する
2. システム構造とデータベース設計を行う
3. 他システムとの連携可否を検討する
4. 打刻方法とユーザーインターフェースを設計する
5. 実装とテストを行い、社内運用に移す

1.必要なデータ項目と業務要件を整理する

最初のステップは、自社で必要となる勤怠データを洗い出すことです。従業員の基本情報、出退勤時刻、休暇や残業の状況など、取り扱うデータを明確にしましょう。

あわせて、就業規則や業務フローをもとに、打刻ルールや承認ステップといった運用上の要件も整理しておくことが重要です。

2.システム構造とデータベース設計を行う

次に、システム全体の構造とデータベース設計に取り組みます。従業員情報や打刻履歴、休暇申請などのテーブル構成を決めることが重要です。

データベース設計では、冗長性の排除とパフォーマンスを考慮したインデックス設定も大切です。また、データのバックアップや復旧を考慮した設計も忘れずに行いましょう。

3.他システムとの連携可否を検討する

勤怠管理システムは、給与計算ソフトや人事システムと連携させることで、業務全体の効率化が可能です。他システムとの連携が必要かを検討し、あらかじめ必要な出力フォーマットやAPI対応状況を確認しておきましょう。

とくに給与計算ソフトとの連携では、勤怠データの正確な受け渡しが重要です。データ形式や処理タイミングを踏まえて、整合性のある連携設計を行うことが大切です。

4.打刻方法とユーザーインターフェースを設計する

打刻方法も重要な要素です。ICカード、スマートフォン、PCログイン連携など、業種や勤務形態に応じた打刻手段を選定する必要があります。

管理者向けの画面では、勤怠状況の一覧表示や承認処理、各種レポート出力など、日常的な管理業務を効率化する機能を盛り込むことも大切です。

5.実装とテストを行い、社内運用に移す

最後に、システムの実装とテストを行い、社内運用へ移行します。テスト環境での十分な検証と、ユーザーからのフィードバックをもとにUIを調整することが大切です。

開発完了後は、社内への展開・説明体制を整え、本格的な運用へと移行しましょう。

勤怠管理システムの自社開発するメリット

勤怠管理システムの開発方法を検討する際、自社開発にはどのようなメリットがあるのでしょうか。自社開発を選択する価値がある場合を整理してみましょう。

独自の機能で競争優位性を実現できる

自社独自のビジネスプロセスに合わせた特殊な機能を実装できるというのが、自社開発の大きなメリットです。市販システムではカバーしきれない独自のニーズに対応することができます。

以下のような企業では、自社開発による恩恵が大きいです。

• 複数の勤務形態が混在している企業
• 海外の従業員を多く抱えている企業
• 業界特有の給与計算ルールを採用している企業
• プロジェクトベースの工数管理が必要な企業
• 複雑な交替勤務制度を持つ企業

これらのような特殊な要件がある場合、完全にカスタマイズされたシステムを構築することで、業務効率が大きく向上します。

市販システムを無理に運用するよりも、自社のプロセスに完全に合致したシステムがあれば、従業員の操作負担も減り、ヒューマンエラーも防げます。

優秀な開発チームがいれば実現可能

自社内に勤怠管理システム開発の経験を持つ優秀なエンジニアが揃っていれば、自社開発は十分に現実的な選択肢になります。内部チームで開発することで、仕様の微調整も素早く対応できます。

自社開発が成功する条件としては、以下のような環境が整っていることが重要です。

1. 勤怠管理システム開発の経験があるエンジニアが2名以上いること
2. 3～6か月間、他の業務に影響しない範囲で集中できる環境があること
3. システム設計、開発、テストまで一貫して対応できる体制があること
4. セキュリティやコンプライアンスについて専門知識を持つ人がいること
5. プロジェクト完了後の保守を継続的に担当できる人材がいること

これらの条件が揃っていれば、外注よりも短期間で、より安いコストで開発できる可能性があります。ただし、これらの条件が揃っていない場合は、外注を検討する価値が大きいです。

長期的なビジネス戦略の一部として構築できる

勤怠管理システム自体が、自社の製品やサービスの一部になる場合は、自社開発が理にかなっています。例えば、人材派遣会社が独自の勤怠管理システムを開発して、クライアント企業に提供するような場合です。

このような場合、システムは継続的に改善され、他社との競争優位性の源泉となります。完全なコントロール下で開発・運用することで、市場のニーズに素早く対応でき、顧客満足度も高まります。

戦略上の重要性が高い場合こそ、自社開発による投資が報いられるのです。

勤怠管理システムの自社開発する際の注意点

勤怠管理システムの自社開発は、一見すると理想的に思えます。ですが、実際に進めてみると様々な課題が浮かび上がるのです。

開発期間が大幅に延びるリスク

自社開発で最初に直面するのが、予定していた開発期間を大きく上回るという問題です。

勤怠管理システムは一見シンプルに見えますが、実装しなければいけない機能は想像より複雑です。基本的な勤務時間の記録だけでは足りず、残業管理、有給休暇の管理、シフト管理、打刻の打ち忘れ対応、月次集計など、多くの機能が必要になります。

実装すべき機能とそれに必要な開発期間は、以下のようなイメージです。

表を見ると分かるように、一つひとつの機能の開発期間は短いですが、全てを合わせると相当な期間がかかります。これらの機能を一つひとつ実装していくと、当初の見積もり期間では到底終わりません。

さらに、開発の過程で「こんな機能も欲しい」という要件が追加されることも多く、どんどん納期が後ろにずれていきます。

社内リソースの制約も大きな問題です。勤怠管理システムは重要なシステムなので、細部まで完璧に作り込もうとする傾向があります。その結果、既存業務との兼ね合いで開発時間を確保できず、プロジェクトが停滞することもあります。

人的リソース不足による品質低下

自社開発には、優秀な開発エンジニアが必要です。ところが、多くの企業ではそのようなリソースを確保することが難しいのが現実です。

既存システムの保守業務をしながら、新しいシステム開発を進めるというのは、非常に負担が大きいです。エンジニアが疲弊してしまい、バグが増えたり、セキュリティ対策が不十分になったりするリスクが高まります。

また、開発を担当したエンジニアが異動や退職してしまった場合、そのシステムの保守を誰が担当するのかという問題も生じます。自社開発したシステムはドキュメントが不十分なことが多く、後任者が引き継ぐのに苦労することになります。

セキュリティとコンプライアンスの懸念

勤怠管理システムには、従業員の個人情報が大量に保存されます。勤務時間、休暇情報、給与に関連する情報など、非常にセンシティブなデータです。

自社開発の場合、セキュリティ対策が十分に実施されているかという不安が残ります。以下のような対策が適切に実装されているでしょうか。

1. データベースの暗号化
2. 通信時の暗号化（SSL/TLS）
3. アクセス権限の厳密な管理
4. ログ記録と監査機能
5. 定期的なセキュリティ診断
6. バックアップと災害復旧計画

これらの対策は、一見すると当たり前のものに見えるかもしれません。

しかし、実際に正しく実装し、継続的に運用していくには専門知識と継続的な努力が必要です。自社開発の場合、開発エンジニアがセキュリティに十分な知識を持っていなければ、重要な対策が漏れてしまう可能性があります。

また、個人情報保護方針や労働基準法などのコンプライアンス要件も複雑です。

これらの要件を開発時に適切に反映しておかないと、後々トラブルになる可能性があります。外部の監査を受けるときも、自社開発システムは信頼性を証明しにくいという課題があります。

隠れたコストが後から発生する

自社開発は初期の見積もりが安く見えることが多いのですが、実際には多くの隠れたコストが発生します。

開発期間が延びることで、プロジェクト管理コストが増加します。当初の計画には含まれていなかった以下のような作業が次々と出てきます。

• バグ修正のための追加の開発時間
• 本番環境への移行作業と検証
• 運用開始後のトラブル対応
• ユーザー研修と説明会
• 既存システムからのデータ移行

これらの作業は、システム開発にはつきものですが、自社開発の場合は見落とされることが多いです。開発に注力するあまり、運用開始前後の作業に十分な時間が割かれず、混乱が生じることもあります。

さらに、システムが稼働した後も、継続的にコストがかかります。自社開発したシステムは、OSやミドルウェアのアップデート対応、セキュリティパッチの適用などが、すべて自社で対応しなければいけません。これらの作業には継続的なコストがかかります。

自社開発が難しいと感じたときの選択肢

ここでは、自社開発が難しいと感じた場合に、外部の力を使うことでどう変わるのかを整理します。

開発期間の短縮と確実な納期

外注先の専門家に任せることで、開発期間を大幅に短縮できます。開発会社は勤怠管理システムの開発経験が豊富なので、実装すべき機能、発生しやすい問題、最適な技術選択などをすでに理解しています。

そのため、自社開発では試行錯誤に費やす期間が、外注先ではほぼ不要です。計画段階で納期をしっかり設定し、それを守ることができる信頼性も外注の大きなメリットです。

企業として新しいシステムが必要になった場合、早期の運用開始が競争力につながることも多いです。外注により実現できる迅速な導入は、ビジネス面でも大きな価値があります。

高い品質とセキュリティ基準の確保

システム開発の専門会社は、セキュリティやコンプライアンスについて高い基準を持っています。これは、多くの企業のプロジェクトを手がけてきた経験に基づいています。

外注先が確保する品質とセキュリティ対策の内容は、以下のようなものが含まれます。

• 個人情報保護方針に基づいたシステム設計
• データ暗号化とアクセス制御
• 監査ログの記録と定期的な確認
• バックアップ戦略と災害復旧計画の整備
• セキュリティ診断とペネトレーションテストの実施

これらの対策がすべて組み込まれています。自社開発では見落としやすい細かい要件も、専門会社なら当たり前のように対応します。

また、開発後の品質保証テストも外注先が責任を持って実施します。バグが少なく、安定したシステムを本番環境に導入できるという安心感は、何物にも代えがたいものです。

継続的な保守と技術サポート

システムの導入後、保守や運用のサポートを外注先から受けられるというのも大きなメリットです。自社開発の場合は、システムが安定して動いている間はいいのですが、何か問題が発生したときに頼る相手がいません。

外注先であれば、トラブルが発生したときに迅速に対応してもらえます。新しいOSへの対応、セキュリティパッチの適用、機能追加などのメンテナンスも計画的に進められます。

技術的な相談も気軽にできるという点も見逃せません。システムの活用方法についてアドバイスをもらったり、将来的な拡張について相談したりできるのは、自社内だけで進めるよりも視野が広がります。

社内リソースを本業に集中させられる

勤怠管理システムの開発に自社のエンジニアを充てると、当然ながら他の業務に時間を使えなくなります。既存システムの保守がおろそかになったり、新しい事業に必要なシステム開発が後回しになったりする可能性があります。

外注することで、この問題が解決されます。社内のエンジニアは、より戦略的で経営に直結するシステム開発に集中できます。自社の競争力を高めるための技術開発に人的リソースを充てることができるのです。

 

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勤怠管理システムの自作・外注費用比較

自社開発が安いと考える人も多いですが、実際の費用を詳しく計算してみると、外注の方が経済的な場合も少なくありません。

費用比較：初期費用だけでなく総コストで考える

自社開発が安いと考える人も多いですが、実際の費用を詳しく計算してみると、外注の方が経済的な場合も少なくありません。

自社開発の場合、初期段階では確かに費用が少ないかもしれません。社内のエンジニアに開発させるわけですから、外部への支払いはほぼないからです。しかし、これは間違った見方です。

自社開発と外注の費用比較を3年間のトータルコストで見ると、以下のようになります。

表の数字はあくまで目安ですが、実際には自社開発したシステムの保守コストが思った以上に高くなるケースが多いです。給与水準の高いエンジニアほど、長期間の投入はそれだけ高いコストになります。

外注の場合、契約時に総額が決まることが多いので、予算管理がしやすいというメリットもあります。開発期間が延びてもプラス費用が発生しないという契約形態もあります。

長期的な保守コストの違い

システムが稼働した後も、継続的にコストがかかります。自社開発の場合、保守を誰が担当するのかが問題になります。

開発したエンジニアが担当する場合もありますし、別の担当者に引き継ぐ場合もあります。いずれにせよ、保守に必要な工数は継続的に発生します。自社開発後に発生する典型的な保守業務には、以下のようなものがあります。

1. セキュリティパッチの適用と動作確認
2. OSやミドルウェアのバージョンアップ対応
3. バグ修正と機能改善
4. 従業員からの問い合わせ対応
5. 月次レポートの生成と検証
6. 定期的なバックアップと復旧テスト

これらの作業は毎月何らかの形で発生します。外注先との保守契約であれば、月額で固定費用を支払うことができます。月間の工数が変動しても、予算は安定します。

急な対応が必要になったときも、外注先に頼めばいいので、社内リソースへの負担がありません。

隠れた間接コストの計算

自社開発時には、プロジェクト管理や利害関係者との調整に多くの時間が費やされます。これらの時間は一種の間接コストですが、しばしば見落とされます。

開発エンジニア以外にも多くの人手がかかります。その内訳としては以下のようなものが挙げられます。

• プロジェクトマネージャーの進捗管理業務
• 経営層への定期報告と調整作業
• ユーザー部門とのニーズ把握と要件調整
• 品質管理チームによる検証と確認業務
• システムテスト時の参加と検証
• 運用開始時のトレーニング準備

これらの業務に費やされる人手と時間は、見た目以上に大きいです。外注先に開発を任せれば、これらの管理業務は大幅に削減されます。契約内容に基づいて、外注先が責任を持って管理するからです。

社内のマネジメント人員も、他の重要な業務に時間を使えるようになります。

勤怠管理システムの外注先を選ぶ際のポイント

勤怠管理システム開発を外注することに決めたら、次は信頼できる開発会社を選ぶことが重要です。適切な外注先の選定が、プロジェクトの成功を大きく左右します。

勤怠管理システムの開発実績をチェック

外注先を選ぶときは、勤怠管理システムの開発経験が豊富かどうかを確認してください。一般的なシステム開発の経験だけでなく、勤怠管理システムという特定の領域での実績が重要です。

勤怠管理システムには、業界特有の要件や複雑な仕様があります。複数の現場で同じシステムを導入した経験があれば、その過程で解決した課題や工夫されたポイントが、そのまま皆さんのプロジェクトに活かされます。

開発実績を確認する際は、以下のような項目をチェックするといいでしょう。

• これまでの勤怠管理システム開発件数（できれば30件以上）
• 導入企業の規模と業種の多様性
• システムの稼働までにかかった平均期間
• 導入後のサポート継続期間
• 顧客からの評判や満足度

具体的な事例を聞くことで、その会社の力量がより正確に判断できます。単に「実績がある」というだけでなく、「どのような課題を解決したのか」「導入後にどのような効果があったのか」といった詳しい説明が返ってくるかどうかを確認しましょう。

セキュリティ対策の説明が明確か

勤怠管理システムには個人情報が大量に含まれるため、セキュリティ対策は必須です。外注先がセキュリティについてどのような対応をしているのか、詳しく説明してくれるかどうかは、信頼できるかを判断する大きなポイントです。

確認するべき具体的なセキュリティ対策としては、以下のようなものが挙げられます。

1. データベースとファイルの暗号化
2. 通信時の暗号化（SSL/TLSプロトコル）
3. アクセス権限の厳密な管理と多要素認証
4. システムログの記録と定期的な監査
5. 定期的なセキュリティ診断とペネトレーションテスト
6. インシデント対応計画とサイバー保険

一般的な対応では足りず、「これだけの対策を講じています」という詳しい説明が返ってくるかどうかが目安です。また、セキュリティについて認定や資格を持っているかも参考になります。

ISO27001などの国際規格を取得していれば、セキュリティマネジメントが体系的に行われている証拠です。

保守・サポート体制の確認

システム導入後の保守やサポートについても、事前に詳しく確認しておくことが大切です。

外注先との契約時に確認するべき項目としては、以下のようなものがあります。

• 対応時間（24時間対応か営業時間内か）
• 緊急時の連絡方法と初期応答時間
• 月間の対応工数の上限と追加費用の有無
• 定期的なメンテナンス計画の立案と実行
• バージョンアップや機能追加時の対応範囲
• サポート終了時の引き継ぎ予定

これらの条件によって、実際の運用がスムーズに進むかどうかが変わります。月間の工数が決まっているのか、必要な分だけ対応してもらえるのか、そのあたりは重要です。

また、バージョンアップや機能追加の際に、どの程度の対応をしてもらえるのかも確認しておくといいでしょう。システムは導入がゴールではなく、その後の継続的な改善が大切です。長期的なパートナーとして信頼できるかという視点で判断してください。

コミュニケーション能力と対応力

技術力が高いだけでなく、コミュニケーション能力が高い開発会社を選ぶことも重要です。

初期段階でしっかり要件をヒアリングしてくれるか、開発の進捗について定期的に報告してくれるか、問題が発生したときに迅速に相談してくれるかなど、仕事の進め方が透明かどうかを見てみましょう。

複雑なシステムの開発では、認識のズレが発生しやすいです。その都度、丁寧にコミュニケーションを取って調整してくれるパートナーなら、安心して任せられます。

初回の打ち合わせの段階で、対応力とコミュニケーション能力をある程度判断することができます。的確な質問をしてくれるか、曖昧な回答がないか、提案内容に説得力があるかなど、細かい部分を注視してみてください。

まとめ

勤怠管理システムの自社開発は、一見すると魅力的に見えます。しかし、実際には開発期間の延長、セキュリティのリスク、人的リソースの負担、長期的な保守コストなど、多くの課題があります。

これに対して、信頼できる開発会社に外注すれば、期間内に安全にシステムを構築でき、その後の保守も安心して任せられます。ビジネス面でも技術面でも、外注を検討する価値は十分あります。

「自社開発は難しいのではないか」と感じたら、外注という選択肢を真剣に検討してみてください。正しいパートナーを選ぶことで、プロジェクトの成功確度が大きく高まります。

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