システム開発会社の変更を検討している方へ｜スムーズな引き継ぎのために

システム開発会社を変更する際、最も重要なのはスムーズな引き継ぎです。

開発会社の倒産や対応不備、自社での保守運用の困難さなど、様々な理由で変更を迫られるケースがあります。

この記事では、開発会社変更時の課題と留意点、新たな開発会社の選定ポイント、円滑な引き継ぎのための資料準備などについて詳しく解説します。

開発会社変更を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。適切な引き継ぎを行うことで、システムの安定稼働と継続的な改善を実現できるはずです。

システム開発会社変更の理由と背景

システム開発会社を変更する背景には、対応不備や倒産、保守運用の課題、インフラ老朽化などさまざまな理由があります。

ここでは、代表的なケースとその詳細を具体的に紹介します。

開発会社の対応不備や倒産による変更

外部の開発会社に委託している場合、以下の理由で開発会社の変更が必要になることがあります。

• 開発会社の対応不備（作業遅延、品質不良、コミュニケーション不足など）
• 開発会社の倒産

これらの問題が発生するとシステムの保守・運用に支障をきたし、特に深刻化した場合はプロジェクト全体に大きな影響を与えます。

最悪の場合、開発会社の倒産によりシステム保守・運用が完全に停止する恐れもあります。

自社での保守運用の困難さ

システムやアプリケーションの開発を外部に委託せず、自社で担当している場合でも、担当者の退職やドキュメント不足などにより、保守運用が難しくなることがあります。特に、システムの設計や構成に関する知識が特定の担当者に偏っていると、その担当者が退職した際に引き継ぎがスムーズにいかず、トラブル対応や機能改修が困難になります。

また、システムの設計書やマニュアルなどのドキュメントが不十分だと、担当者が変わった際に業務の理解に時間がかかったり、場合によっては誤った操作でシステムを停止させてしまう可能性もあります。こうしたリスクを回避するため、自社での保守運用が難しいと判断した場合は、外部の専門家に委託することを検討すべきでしょう。

インフラ環境の老朽化やセキュリティ問題

サーバーやネットワーク機器などのインフラ環境は、時間経過とともに老朽化し、性能低下や障害リスクが高まります。同時に、巧妙化するサイバー攻撃に対するセキュリティ対策強化も必要です。

自社だけでこれらの課題に対応するには、コストや人材面での負担が大きく、特にクラウドサービス活用など専門知識が必要な領域では、経験豊富な外部リソースの活用が効果的です。システムの安定稼働と事業継続性を確保するため、インフラ課題に適した開発会社への変更を検討すべきでしょう。

システムの機能拡張や改修の必要性

ビジネス環境の変化やユーザーニーズの多様化に伴い、システムやアプリケーションに求められる機能は日々変化しています。これらの変化に対応するため、既存システムの機能拡張や改修が必要になることがあります。しかし、現在の開発会社にそのための知見やリソースが不足していると、スムーズな対応が難しくなります。

また、システムの規模や複雑性が増すほど、機能拡張や改修の難易度も上がります。プロジェクトを成功させるには、高度な技術力と豊富な経験を持つ開発会社の協力が不可欠です。単に現状のシステムを維持するだけでなく、ビジネスの成長に合わせて進化させていくことが重要だと言えるでしょう。

開発会社変更時の課題と留意点

開発会社の変更には、システムの専門性やコスト、引き継ぎ作業の複雑性など、多くの課題が伴います。

ここでは、それらの具体的な課題と注意すべきポイントについて解説します。

システムの専門性と技術的理解の難しさ

システム開発における専門性の高さは、開発会社変更時の大きな課題となります。特に、自社とは異なる開発会社が手がけたシステムの場合、その設計思想や構造を理解するには、高度な技術力が求められます。新たに引き継ぐ開発会社のエンジニアは、短期間でシステムの全容を把握し、保守・運用に必要な知識を身につける必要があります。

しかし、システムの規模や複雑性が増すほど、技術的な理解の難易度も上がります。ドキュメントが不十分だったり、開発に使用されたプログラミング言語やフレームワークに不慣れだったりすると、習熟にさらに時間がかかってしまいます。開発会社変更に際しては、こうした技術的なハードルを乗り越える覚悟と対策が欠かせません。

引き継ぎコストと新規開発コストの比較検討

開発会社変更の際は、既存システム引き継ぎコストとゼロからの新規開発コストを比較検討することが重要です。引き継ぎ先の会社のレベルによっては想定以上の工数が必要となり、トータルコストでは新規開発のほうが経済的な場合もあります。

ただし、コスト削減のために安価な開発会社に安易に依頼するのは危険です。品質低下や納期遅延のリスクを認識し、コスト面だけでなく技術力、実績、サポート体制などの観点から引き継ぎ先を慎重に選定する必要があります。

引き継ぎ作業の複雑性と再調整の必要性

開発会社の変更に伴う引き継ぎ作業は、単にシステムを移管するだけでは済みません。既存システムの詳細な調査を行い、設計や構成の不備を洗い出す必要があります。その上で、新たな開発会社のエンジニアと連携しながら、システムの再調整やリファクタリングを進めていくことになります。

こうした作業は、関係者が多岐にわたるため、コミュニケーションや進捗管理が複雑になりがちです。引き継ぎ先の開発会社には、単なる受託者ではなく、プロジェクトをリードするパートナーとしての役割が求められます。綿密な計画と柔軟な対応力を持つ会社を選ぶことが、引き継ぎ成功の鍵を握ると言えるでしょう。

ドキュメント不足による引き継ぎの困難さ

ドキュメント不足はシステム引き継ぎを著しく困難にします。

設計書や仕様書がないとシステム全容の把握が難しく、ソースコードからの類推に頼るため工数が増大します。開発者の頻繁な交代や属人的運用はこの問題を悪化させます。

引き継ぎ段階からドキュメント整備を徹底し、必要に応じて専任担当者の配置も検討すべきです。

開発会社変更の検討ポイント

システム開発会社の変更は、専門性や複雑性ゆえの困難が伴う意思決定です。

引き継ぎコストと新規開発コストを見極め、最適な判断を下すことが求められます。

引き継ぎ範囲とスケジュールの明確化

開発会社の変更を検討する際、まず着手すべきは引き継ぎ範囲の明確化です。対象となるシステムやモジュールを特定し、優先順位を決める必要があります。その上で、引き継ぎ先の開発会社と協議しながら、現実的なスケジュールを設定していきます。

スケジュールの策定に当たっては、単に作業工数だけでなく、関係者間のコミュニケーションや意思決定に要する時間も考慮することが大切です。また、引き継ぎ作業と並行して、既存システムの保守・運用を継続しなければならない点にも留意が必要です。無理のない計画を立て、関係者全員で共有することが肝要でしょう。

引き継ぎ先の選定基準と評価方法

開発会社変更時の引き継ぎ先選定は重要な意思決定です。技術力だけでなく、コミュニケーション能力、プロジェクトマネジメント力、業務理解度、セキュリティ管理体制なども評価基準に含めるべきです。

選定プロセスでは候補会社から詳細な提案・見積もりを取得し、多角的に評価して自社ニーズに最適な会社を選定します。価格面での妥協は品質低下やスケジュール遅延につながる可能性があることを認識しておきましょう。

既存システムの棚卸しと移行計画の策定

開発会社の変更に際しては、引き継ぎ対象となる既存システムの棚卸しが欠かせません。現状のシステム構成や機能、データフローなどを整理し、可視化する作業が求められます。その過程で、不要な機能の削除や、重複する処理の統合など、システムの最適化を図ることも重要です。

棚卸し結果を踏まえ、引き継ぎ先の開発会社と協力しながら、移行計画を策定します。移行のタイミングや手順、テスト方法などを詳細に定義し、関係者間で合意形成を図る必要があります。また、移行作業中のトラブルに備え、適切な回避策や代替手段を用意しておくことも忘れてはなりません。

ナレッジの共有とコミュニケーションの活性化

開発会社変更時には、システムに関するナレッジ共有が極めて重要です。

• 設計思想、運用ノウハウ、トラブル事例などの知見を活発に交換
• 一方的情報伝達ではなく、双方向コミュニケーションによる共通理解の構築
• 定期的な会議や意見交換の場の設定
• OJTを通じた実践的なスキル移転の実施

新たな開発会社の選定ポイント

システム開発会社の変更を検討する際、新しい開発会社選びが最重要課題の一つとなります。

単に技術力だけでなく、自社のニーズを的確に理解し、柔軟かつ迅速に対応してくれるパートナー探しが求められます。

類似システムの開発実績と得意分野の確認

新たな開発会社を探す際、まず注目したいのが、自社のシステムと類似した開発実績や得意分野の有無です。同種システムの構築経験が豊富な会社であれば、スムーズな引き継ぎが期待できます。単に実績の数だけでなく、プロジェクトの規模や業種、技術的な難易度なども確認しておくことが重要です。

加えて、開発会社がどのような領域に強みを持っているかも見逃せないポイントです。自社システムの特性に合致した専門性を有しているかどうかが、選定の大きな判断材料となります。例えば、Webアプリケーションの開発が得意な会社と、機械制御系のソフトウェア開発を専門とする会社では、求められるスキルセットが大きく異なります。

高スキルな常駐エンジニアの在籍

開発会社選定で見落としがちなのは常駐エンジニアのスキルレベルです。

• 突発的トラブルに迅速対応できる高度な技術力が必要
• 自社に専門知識を持つ人材が不足している場合は特に重要
• スキル見極めには経歴・実績だけでなく実際のコミュニケーションが重要
• 単に指示をこなすだけでなく、ビジネスを理解し改善提案できる人材が理想的
• 必要に応じて複数候補者との面談を実施し最適人材を選定

自社開発体制と組織的サポート力

開発会社を評価する上で、見逃せないのが自社開発体制の充実度です。フリーランスに依存するのではなく、社内に優秀な開発者を擁する会社を選ぶことが重要です。自社開発体制が整っていれば、ノウハウの蓄積や品質管理、納期遵守などの面で、より安定した開発が期待できます。

また、トラブル発生時など、緊急の対応が必要な場面では、組織的なサポート力の高さが問われます。責任者の明確化や、開発メンバー間の情報共有がしっかりとなされている会社であれば、迅速かつ的確な問題解決が可能となります。こうした体制面の充実度を見抜くには、実際の開発プロセスや社内コミュニケーションの様子を観察することが有効でしょう。

コミュニケーション能力と問題解決力

開発会社選定の際、最も重視すべき要素の一つが、コミュニケーション能力です。単に言われたことを機械的にこなすだけでなく、自社の状況や要望を的確に理解し、柔軟に対応してくれる会社を選ぶことが肝要です。頻繁かつ密接なコミュニケーションを通じて、システムに対する認識のずれを最小限に抑えられるかどうかが、円滑な引き継ぎの成否を分けると言っても過言ではありません。

加えて、開発の過程で生じる様々な問題に対する解決力も見逃せません。技術的な課題はもちろん、人的な対立や意見の食い違いなども、適切にマネジメントできる能力が求められます。単にスキルがあるだけでなく、難局を乗り越えるリーダーシップを持った会社を選ぶことが、プロジェクト成功の秘訣だと言えるでしょう。

円滑な引き継ぎのための資料準備

システム開発会社の変更を検討する際、新たな開発会社にスムーズに引き継ぐための資料準備が欠かせません。

ここでは、円滑な引き継ぎを実現するための資料作成のポイントを解説します。

システムの目的と業務概要の明確化

まず着手すべきは、システムの目的と業務概要を明文化することです。システムが何のために存在し、どのような業務に使用されているのかを、詳細かつ平易に説明する必要があります。開発の背景や経緯、ユーザー層、運用体制なども整理しておくことが重要です。

加えて、システムを取り巻くビジネス環境や、将来的な拡張の可能性なども記載しておくことが望ましいでしょう。引き継ぎ先が、単に目先の作業だけでなく、長期的な視点でシステムの発展を考えられるようにするためです。専門用語の使用は控えめにし、誰が読んでも理解できる平易な表現を心がけましょう。

年間スケジュールと優先順位の共有

システムの保守・運用において重要なのは、年間スケジュールの共有です。

• 定期メンテナンス、機能リリース、外部連携などの1年を通じた作業予定の明示
• 繁忙期や休止期間の明確化

同時に、各作業の優先順位の明確化も不可欠です。

• システム安定稼働に直結する重要タスクと改善提案レベルの微調整の区別
• 引き継ぎ先が限られたリソースを適切に配分できるよう、優先度の高い作業を具体的に提示

操作マニュアルや設計書などのドキュメント整理

引き継ぎ資料の中でも特に重要なのが、システムに関する各種ドキュメントです。ユーザー向けの操作マニュアルから、開発者向けの設計書、API仕様書まで、網羅的に整理する必要があります。ドキュメントの不備は、引き継ぎ先の理解不足や手戻りに直結します。

ドキュメント整理の際は、最新版への更新を忘れずに行うことが大切です。特に、仕様変更や不具合修正など、システムに変更が加えられた際は、都度反映するよう心がけましょう。ドキュメントが実態と乖離していては、引き継ぎ先の混乱を招くだけです。整理したドキュメントは、一覧表などでまとめて提示すると、引き継ぎ先も把握しやすくなります。

関係者リストと業務フローの可視化

システムの円滑な引き継ぎには、関係者の把握も欠かせません。開発・保守に携わる社内外のメンバーをリストアップし、その役割や責任範囲を明示することが重要です。特に、意思決定者や各担当領域のリーダー格は、引き継ぎ先にしっかりと認識してもらう必要があります。

加えて、業務フローの可視化も効果的でしょう。システムがどのように運用され、各担当者がどのような手順で関わっているのかを図示することで、引き継ぎ先の理解が深まります。業務フローは、できるだけシンプルな表現を心がけ、例外パターンなども含めて整理しておくことが望ましいと言えます。

 

課題やトラブルの現状報告と対応策

システム引き継ぎでは関係者の把握が重要です。

開発・保守に関わる社内外メンバーの役割と責任範囲を明示し、特に意思決定者や各領域リーダーを明確にします。

業務フローの可視化もシステム運用と各担当者の関わり方を図示することで引き継ぎ先の理解を促進します。

シンプルな表現で例外パターンも含めて整理することが望ましいでしょう。

開発会社変更に関するよくある質問

システムやアプリケーションの開発会社を変更する際、新たな開発会社への引き継ぎに関する疑問や不安を抱く方は少なくありません。

ここでは、開発会社変更に伴う代表的な質問について、ポイントを交えながら解説していきます。

引き継ぎ後の保守費用の目安

開発会社変更後の保守費用は、システムの規模や複雑性によって大きく異なりますが、一般的には開発費用の5～15％程度が年間の目安と言われています。ただし、引き継ぎ先の技術レベルや、改修の必要性など、様々な要因で変動する可能性があります。

保守費用を適切に見積もるには、引き継ぎ先との入念な協議が不可欠です。単に言われるがままの金額を受け入れるのではなく、費用の内訳や根拠を確認し、自社のニーズとのバランスを慎重に見極めることが大切でしょう。場合によっては、複数の開発会社から見積もりを取り、比較検討することも有効な手段の一つと言えます。

引き継ぎ資料の必要性と最低限の用意

開発会社変更時の引き継ぎ資料は、新たな開発会社にシステムを円滑に理解してもらうために欠かせません。ドキュメントが不十分だと、仕様の把握に時間がかかり、コストの増加にもつながりかねません。最低限、システムの全体像が分かる資料は用意しておく必要があるでしょう。

具体的には、システムの目的や業務概要、処理フロー、環境構成図などが挙げられます。加えて、設計書やマニュアル、トラブルの履歴なども可能な限り整理しておくことが望ましいと言えます。ただし、あまりに詳細すぎる資料は、かえって引き継ぎ先の負担となる恐れがあるため、適切な粒度を見極める必要があります。

引き継ぎなしでの開発会社変更の可否

引き継ぎ資料が一切ない状態で開発会社を変更することは、技術的には可能です。実際、引き継ぎなしでの依頼を受ける開発会社も存在します。しかし、その場合、新たな開発会社はシステムの全容を把握するために多大な時間を要することになり、コスト増加のリスクは避けられません。

引き継ぎ資料がなくても、ソースコードや実行ファイル、データベースのバックアップなどは最低限用意しておくべきでしょう。これらの資材があれば、ある程度の仕様把握は可能になります。ただし、設計思想や運用ノウハウまで汲み取ることは難しいため、品質面での不安は残ります。引き継ぎなしでの変更は、あくまで非常手段と捉えるべきでしょう。

引き継ぎ期間の目安と体制

開発会社変更の際の引き継ぎ期間は、システムの規模や複雑性によって大きく左右されます。比較的シンプルなシステムであれば1～2ヶ月程度で完了するケースもありますが、大規模で特殊なシステムの場合は半年以上を要することも珍しくありません。

引き継ぎ期間を見積もる際は、単に作業量だけでなく、引き継ぎ先の習熟度も考慮する必要があります。また、トラブル対応や仕様変更など、想定外の作業が発生する可能性にも備えておくべきでしょう。引き継ぎ体制については、専任の担当者を置くことが理想的です。開発会社と自社の双方に引き継ぎに専念できる人員を確保し、密にコミュニケーションを取れる環境を整備することが肝要と言えます。

まとめ

システム開発会社の変更を検討される理由は、開発会社の対応不備や倒産、自社での保守運用の困難さ、インフラ環境の老朽化、システムの機能拡張や改修の必要性など様々です。

変更時の課題や開発会社選定のポイントを理解した上で、適切な計画を立て開発会社変更に伴うリスクを最小限に抑えましょう。

 

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