【失敗しない】SaaSの選び方のポイントを徹底解説

自社にぴったりのSaaSを見つけるのは決して簡単ではありませんが、失敗せずに進めるために押さえておきたいポイントがあります。

この記事では、SaaSを選ぶ際に特に注目すべきポイントをわかりやすくお伝えします。

SaaSの基本的な知識から、機能面やセキュリティ面で気をつけるべき点、導入後のコストやサポート体制まで詳しく解説することで、自分たちのニーズに合ったSaaSをしっかりと見極めるための視点が身につくはずです。

DXツール迷子を解消！
無料相談会開催中

「たくさんありすぎて、
どのツールを選べば良いかわからない…」
「導入しても使いこなせるか不安…」
DXツールの選定に悩むあなたへ。

豊富な導入実績を持つ専門家が、
あなたの疑問にお答えします。
無駄な投資を避け、
効果的なDX推進を実現しましょう。
無料相談会で、あなたのDXを加速させませんか？

ご相談はこちら

SaaSとは何か？初めて導入する前に理解しておきたい基礎知識

SaaSの5つの主要特徴と活用例をシンプルに表現した図解

SaaSとは、ビジネスに欠かせないさまざまなアプリケーションを、インターネット経由で気軽に使えるようにするサービスです。

導入前には、「SaaSってどういうもの？」という基本的なポイントを把握しておくことが大事になります。

ここでは、SaaSがどんな仕組みなのか、どんな特長があるのか、そして利用するうえでのメリット・デメリットについて、わかりやすく解説していきます。

SaaSの定義と特徴

SaaS（Software as a Service）とは、必要なアプリケーションをインターネットを通じて提供する仕組みのことです。利用者は、自社でソフトウェアを購入したりインストールしたりする必要がなく、ウェブブラウザなどを使って手軽にサービスを利用できます。

SaaSの主な特長は以下の通りです：

• インターネットを介してアプリケーションにアクセスできる
• 初期費用や維持管理にかかるコストを抑えられる
• 柔軟性が高く、必要に応じて利用規模を変更可能
• アップデートや管理は提供元が行うため、利用者の手間が減る

こうした特長から、SaaSは中小企業から大企業まで、幅広い業界で活用されています。

SaaSとオンプレミスの違い

SaaSとオンプレミスは、ソフトウェアの提供方法や管理主体が異なります。オンプレミスは、ソフトウェアを自社で購入し、自社のサーバーにインストールして利用する形態です。一方、SaaSはベンダーが管理するクラウド上のサーバーでソフトウェアが稼働し、利用者はインターネット経由でアクセスします。

オンプレミスとSaaSの主な違いは以下の通りです。

企業のニーズや予算に応じて、適切な方式を選択することが重要です。

SaaSを導入するメリットとデメリット

SaaSを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 初期コストを抑えられる
• スピーディーに導入できる
• バージョンアップや管理がベンダー側で行われるため、利用者の手間が省ける
• インターネット環境さえあれば、場所を問わず利用できる
• ニーズに応じて利用規模を柔軟に変更できる

一方、SaaSにはいくつかのデメリットも存在します。

• カスタマイズの自由度が低い
• ベンダーに依存せざるを得ない部分がある
• セキュリティ対策がベンダー任せになる
• インターネット接続が必須である

これらのメリット・デメリットを理解した上で、自社に適したサービスを選定することが重要です。

SaaSの主な活用事例と導入効果

SaaSはさまざまな業務に役立てられています。よく使われる例としては、以下のような分野があります。

• 顧客情報の管理や営業支援
• 社内の業務フローの効率化
• 経理や人事といったバックオフィスの作業
• チーム内外のコミュニケーションツール
• マーケティング活動の自動化

SaaSを活用することで、業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが期待できます。例えば、顧客管理ツールを使うことで、顧客情報を一元化し、営業活動をよりスムーズに進められるようになります。また、経理の分野では、手作業を減らし、ミスを防ぐことで作業効率が向上します。

導入の効果や活用方法は企業ごとに異なりますが、生産性を上げたりコストを最適化したりするために、多くの企業が積極的にSaaSを取り入れています。自社が抱える課題を明確にし、それに合ったSaaSを見つけることが大切です。

SaaSの選定基準①：自社のニーズに合った機能を備えているか

機能選定から実地検証までの流れ

SaaSを導入する際、自社のニーズに合った機能を備えているかどうかは非常に重要な選定基準です。しかし、数多くのSaaSサービスが提供されている中で、どのように必要な機能を見極めればよいのでしょうか？ここでは、SaaSの機能面での選定ポイントを詳しく解説します。

SaaSに必要な機能をはっきりさせる

SaaSを導入する際、まず取り組むべきなのは、自社で必要とする機能を明確にすることです。導入の目的や解決したい課題を整理し、それを実現するために欠かせない機能をリストアップしましょう。

例えば、営業業務の効率化が目的であれば、顧客情報の管理、案件の進捗管理、スケジュール管理など、営業活動を支える機能が必要です。一方、経費処理を簡単にしたい場合は、経費申請や承認の流れ、データの出力機能などが重要になります。

自社の課題や目的を明確にしておくことで、多くのSaaSサービスの中から、自社に合ったものを絞り込む手助けになります。

業務に必要不可欠な機能の絞り込み

次に、リストアップした機能の中から、業務に必要不可欠なものを絞り込みます。全ての機能を網羅したサービスを選ぶのではなく、コア機能に特化したサービスを選ぶことが重要です。

機能が多すぎるサービスは、導入コストが高くなるだけでなく、ユーザーの習熟度が上がりにくいという問題があります。また、不要な機能が多いと、かえって業務の効率化を妨げる恐れもあります。

自社の業務フローを見直し、本当に必要な機能は何かを見極めましょう。その上で、それらの機能に特化したサービスを選定することが重要です。

ベンダーの提供する機能一覧の確認

SaaSサービスの機能を確認する際は、ベンダーが提供する機能一覧を参照しましょう。多くのベンダーは、自社サービスの特徴や機能をWebサイト上で公開しています。

機能一覧を見る際は、自社が求める機能がカバーされているかを重点的にチェックします。加えて、類似サービスと比較して、機能の充実度や独自性なども確認しておくとよいでしょう。

そのため、次に説明するトライアルやデモを活用し、より詳細に機能を確かめることが大切です。

無料トライアルやデモを活用した機能の検証

SaaSサービスの中には、無料トライアルやデモ環境を提供しているものがあります。これらを活用することで、実際の画面や操作性を事前に確認できます。

無料トライアルでは、一定期間サービスを無償で利用できるため、自社の業務フローに沿って機能を試すことができます。デモ環境では、擬似的にサービスを体験できるため、機能の確認だけでなく、ユーザーインターフェースの使いやすさなども検証できます。

機能面での選定では、これらの検証機会を積極的に活用し、自社のニーズに合ったサービスを見極めることが重要です。

アレグビットはPigeonCloudというクラウドサービスの公式パートナーです。貴社の業務内容をお聞きして、対応しているか、使い方の説明や無料トライアルを体験いただくことが可能ですので、Saasのツールを探しておられる方はお気軽にお問い合わせください。

DXツール迷子を解消！
無料相談会開催中

「たくさんありすぎて、
どのツールを選べば良いかわからない…」
「導入しても使いこなせるか不安…」
DXツールの選定に悩むあなたへ。

豊富な導入実績を持つ専門家が、
あなたの疑問にお答えします。
無駄な投資を避け、
効果的なDX推進を実現しましょう。
無料相談会で、あなたのDXを加速させませんか？

ご相談はこちら

SaaSの選定基準②：セキュリティ対策は万全か

4つの視点で確認するSaaSセキュリティ対策

SaaSを導入する際、セキュリティ面での検討は欠かせません。クラウド上でデータを扱うSaaSでは、情報漏洩やデータ改ざんなどのリスクが潜在的に存在するためです。ここでは、SaaSのセキュリティ対策に関する選定ポイントを解説します。

SaaSのセキュリティリスクと対策の重要性

SaaSはインターネットを通じて提供されるため、サイバー攻撃の対象になる可能性があります。不正アクセスやデータが第三者に漏れるリスクがあり、それが機密情報や顧客情報の流出につながる恐れもあります。

さらに、SaaSではデータがサービス提供者のサーバーで管理されるため、利用企業がデータの保管場所や管理状況を完全に把握するのが難しい場合があります。そのため、SaaSを選ぶ際には、提供元がどれだけセキュリティ対策を徹底しているかをしっかり確認することが重要です。

ベンダーのセキュリティ認証取得状況の確認

SaaSベンダーのセキュリティレベルを判断する際、まず確認すべきは各種セキュリティ認証の取得状況です。特に、国際的に認められた「ISO 27001」や国内の「プライバシーマーク」などの認証は、一定のセキュリティ基準を満たしている証明となります。

これらの認証を取得しているベンダーは、セキュリティ管理体制の整備やリスク対策の実施など、セキュリティ面での取り組みが評価されています。SaaS選定の際は、ベンダーのWebサイトや資料で認証取得状況を確認しておくとよいでしょう。

データの暗号化やアクセス制御の実装状況

SaaSのセキュリティ対策として重要なのが、データの暗号化とアクセス制御の実装です。暗号化により、データの盗難や漏洩のリスクを軽減できます。アクセス制御は、許可されたユーザーのみがデータにアクセスできるようにするための仕組みです。

SaaS選定時は、これらのセキュリティ機能がどの程度実装されているかを確認します。具体的には、データの保管時や通信時の暗号化レベル、ユーザーIDやパスワードによる認証、IPアドレスによるアクセス制限などが挙げられます。必要に応じて、ベンダーに詳細な説明を求めることも大切です。

ベンダーのセキュリティ監査についての確認

SaaSを利用する際には、提供元がしっかりとセキュリティ対策を行っているかどうかを確認することが欠かせません。

その一環として、定期的にセキュリティ監査を実施しているかをチェックすることが重要です。監査では、システムに潜むリスクや管理体制が適切かどうかが検証されます。

選ぶ際には、ベンダーに対してセキュリティ監査に関する情報を問い合わせてみましょう。例えば、外部の専門機関による監査を定期的に受けているか、その結果を公開しているか、といった点がポイントになります。監査がきちんと行われているベンダーは、セキュリティ意識が高いと言えます。

SaaSのセキュリティは、提供元の対応に大きく依存するため、導入前の段階でしっかりと確認することが非常に重要です。

各種認証の取得状況やセキュリティ機能、監査体制など、さまざまな観点からベンダーを慎重に見極めましょう。

SaaSの選定基準③：導入後の運用コストとサポート体制

SaaS導入時に確認すべきコストとサポートの8つのポイント

SaaSを検討するなら、導入時の費用はもちろん、その後にかかる費用やサポートの内容まで、きちんと見ておく必要があります。以下、実際の運用費用とサポート体制について、注目すべきポイントを説明していきます。

初期費用と月額料金の比較検討

SaaSの料金体系は、初期費用と月額料金に分けられることが一般的です。初期費用には、セットアップ費用やデータ移行費用などが含まれ、サービスによって大きな差があります。月額料金は、ユーザー数や利用機能に応じて設定されており、こちらもサービス間で料金体系が異なります。

SaaSを比較するときは、立ち上げにかかる費用と毎月の料金を合計して考えることが大切です。最初は安く見えても、月々の支払いが重くのしかかってくるケースもあるので、1年後、2年後までの支出をイメージしておきましょう。

似たようなサービスでも、料金の仕組みは会社によって大きく違うことがあります。ですから、いくつかの会社のプランを並べて、じっくり見比べてみることをお勧めします。

ユーザー数増加に伴う料金体系の確認

SaaSの多くは、ユーザー数に応じた料金体系を採用しています。そのため、ユーザー数が増加すると、月額料金も上昇する傾向にあります。特に、急激な事業拡大を予定している企業では、ユーザー数増加に伴う料金体系の確認が欠かせません。

SaaS選定の際は、現在のユーザー数だけでなく、将来的なユーザー数の増加を想定した料金シミュレーションを行いましょう。ベンダーによっては、一定数以上のユーザーを対象とした割引プランを用意していることもあります。ユーザー数増加に柔軟に対応できる料金体系かどうかを確認することが大切です。

カスタマイズやAPI連携に関する追加費用の有無

SaaSの中には、カスタマイズやAPI連携に対応しているサービスがあります。ただし、これらの機能を利用する場合、追加費用が発生するケースが多いです。カスタマイズやAPI連携を予定している企業は、追加費用の有無を事前に確認しておく必要があります。

追加費用の内容は、サービスによって異なります。例えば、カスタマイズの場合、開発費用や保守費用などが発生することがあります。API連携の場合、連携するデータ量や頻度に応じた課金体系になっていることもあります。SaaS選定時は、これらの追加費用を見積もり、運用コストも含めて検討することが重要です。

導入後のサポート体制と問い合わせ方法の確認

SaaSを利用する上で、トラブルやシステム障害が発生することは避けられません。そのため、導入後のサポート体制は非常に重要な選定ポイントの一つです。SaaS選定時は、ベンダーがどのようなサポート体制を整えているか、問い合わせ方法や対応時間などを確認しましょう。

サポート体制の充実度は、ベンダーによって大きく異なります。電話やメールでの問い合わせに加え、チャットやFAQなどのセルフサポート機能を用意しているベンダーもあります。また、サポート対応時間が平日の日中のみに限定されているケースや、24時間365日対応しているケースなど、対応時間にも差があります。自社の業務体制に合ったサポート体制を持つベンダーを選ぶことが重要です。

SaaSの運用コストやサポート体制は、サービスの利用継続性に大きく影響します。初期費用や月額料金、ユーザー数増加に伴う料金体系、カスタマイズやAPI連携に関する追加費用など、様々な角度からコストを検討することが求められます。

加えて、トラブル発生時に迅速かつ適切な対応が得られるサポート体制も重視したいポイントです。これらを総合的に判断し、自社に最適なSaaSを選定しましょう。

導入後のサポート体制については弊社アレグビットからもサポートできますので、お気軽にお問い合わせください。

SaaS導入を成功させるには：社内の受け入れ態勢と使い方の指導がポイント

継続的な改善で実現するSaaS運用の成功モデル

SaaSを導入しても、それだけでは本来の効果を引き出すことはできません。社内での運用の仕組みを整え、実際に使う人たちへの研修をしっかり行うことが、成功への重要な要素となります。

SaaSを使うための社内ルールづくり

新しいSaaSを使い始めるときは、社内でのルールや使い方の基準を決めておく必要があります。

具体的には、

• そのシステムで何をするのか
• 誰が使うのか
• どんな使い方をするのか
• 情報やデータの扱い方

まで、基本的な決まりを文書にまとめます。こうしたルールは、会社全体できちんと共有し、守ってもらうことが大切です。

ルールを社内に広めるには、イントラネットに掲載したり、メールで案内したり、説明会を開いたりする方法があります。

できるだけ分かりやすく説明して、みんなの理解と協力を得ることで、スムーズな導入につながります。また、実際に使っていく中で出てきた課題に応じて、定期的にルールを見直していくことも忘れないようにしましょう。

ユーザーへの利用方法の徹底教育

SaaSの導入効果を高めるには、ユーザーが正しい方法でシステムを利用できるようにする必要があります。そのためには、SaaSの機能や操作方法について、丁寧な教育を行うことが欠かせません。教育の方法としては、集合研修やオンライン研修、マニュアルやチュートリアル動画の提供などが考えられます。

ユーザー教育は、SaaSの導入初期だけでなく、継続的に行うことが重要です。新しい機能のリリースや運用ポリシーの変更など、必要に応じて追加の教育を実施することで、ユーザーのスキル向上と利用促進につなげましょう。また、ユーザーからのフィードバックを収集し、教育内容の改善に活かすことも有効です。

DXツール迷子を解消！
無料相談会開催中

「たくさんありすぎて、
どのツールを選べば良いかわからない…」
「導入しても使いこなせるか不安…」
DXツールの選定に悩むあなたへ。

豊富な導入実績を持つ専門家が、
あなたの疑問にお答えします。
無駄な投資を避け、
効果的なDX推進を実現しましょう。
無料相談会で、あなたのDXを加速させませんか？

ご相談はこちら

定期的な使用状況の確認と見直し

SaaSを導入したら、定期的に使われ方をチェックして、問題点を洗い出すことが大切です。

どのくらいの人が、どんな機能をよく使っているのかを見ることで、システムが実際に役立っているのか、運用で困っていることはないのかが分かります。

また、実際に使っている人たちに、使い心地や改善してほしい点を聞いてみるのも効果的です。

計画を立てて実行し、結果を確認して改善するという流れを繰り返すことで、SaaSの使い勝手を少しずつ良くしていけます。こうした定期的な見直しと改善によって、SaaSの効果を最大限に引き出し、仕事の効率アップやコストパフォーマンスの向上を目指しましょう。

ベンダーとの円滑なコミュニケーション

SaaSを利用する上では、ベンダーとの円滑なコミュニケーションが欠かせません。システム障害やセキュリティインシデントへの対応、新機能のリリース情報の共有、利用に関する質問や相談など、様々な場面でベンダーとのやり取りが発生します。日頃から定期的にベンダーとコミュニケーションを取り、良好な関係を構築することが重要です。

ベンダーとのコミュニケーションを円滑にするためには、社内の担当者を明確にし、ベンダーとの連絡窓口を一本化することが有効です。また、サービスレベル合意書（SLA）を締結し、サービス提供内容やサポート体制について合意しておくことも重要です。問題が発生した際に、速やかに連絡を取り合える体制を整えることで、早期の解決につなげることができます。

他システムとのAPI連携による業務効率化

SaaSが提供するAPIを活用することで、他の社内システムとの連携が可能となり、業務効率化を図ることができます。たとえば、SaaSで管理している顧客情報を、自社の会計システムと連携させることで、請求業務の自動化などが実現します。

APIを活用するためには、自社のIT部門やシステム開発ベンダーとの協力が不可欠です。SaaSのAPIドキュメントを入手し、連携する社内システムとのインターフェースを設計・開発する必要があります。また、セキュリティ面での考慮も欠かせません。

API連携によって、データの二重管理を防ぎ、業務プロセスを自動化することで、大幅な効率化が期待できます。SaaSの機能だけでなく、APIの活用可能性についても検討することをおすすめします。

ROIの測定と評価

SaaS導入の効果を正しく評価するためには、ROI（投資収益率）の測定が欠かせません。導入前と導入後で、業務効率化やコスト削減の度合いを定量的に比較することで、SaaSがもたらす価値を可視化することができます。

ROIを測定する際は、SaaS利用料金だけでなく、導入や運用にかかる社内コストも考慮する必要があります。ユーザートレーニングや運用管理にかかる工数、APIの開発コストなども加味して、トータルコストを算出しましょう。

また、定性的な効果についても評価することが重要です。ユーザーの満足度や、業務プロセスの改善度合いなど、数値化しにくい要素についてもヒアリングやアンケートを通じて把握し、ROIの評価に役立てましょう。

SaaSを成功裏に運用するには、社内の運用体制の整備と、ユーザーへの教育が不可欠です。運用ポリシーの策定・周知、ユーザートレーニングの実施、利用状況のモニタリングと改善、ベンダーとの円滑なコミュニケーションなど、様々な取り組みを通じて、SaaSの効果的な活用を目指しましょう。適切な運用体制を整えることで、SaaS導入の効果を最大限に引き出すことができるはずです。

まとめ

SaaSを導入する時は、会社に本当に必要な機能は何か、費用はどうか、情報はしっかり守れるのかなど、いろんな角度からじっくり検討する必要があります。

まずはSaaSの特徴や、他社での使われ方をよく調べた上で、絶対に必要な機能を見定めましょう。無料お試し期間やデモを使って、実際の使い勝手を確かめるのもいいでしょう。

情報セキュリティについては、提供会社がどんな認証を取得しているのか、データをどう保護しているのかをしっかり確認することが大切です。

また、使う人が増えた時の料金の変化や、カスタマイズやシステム連携にかかる追加費用、困ったときのサポート体制など、導入後の費用やサービスの中身もトータルで判断していく必要があります。

DXツール迷子を解消！
無料相談会開催中

「たくさんありすぎて、
どのツールを選べば良いかわからない…」
「導入しても使いこなせるか不安…」
DXツールの選定に悩むあなたへ。

豊富な導入実績を持つ専門家が、
あなたの疑問にお答えします。
無駄な投資を避け、
効果的なDX推進を実現しましょう。
無料相談会で、あなたのDXを加速させませんか？

ご相談はこちら