販売管理システムとは？導入のメリット・機能一覧・賢い選び方のコツ

商品を販売するときに、注文を受けてから代金を回収するまで、たくさんの業務が発生します。見積書を作ったり、受注を管理したり、請求書を発行したり、入金を確認したり・・。

こうした業務全体を効率よく管理するために使われるのが、販売管理システムです。

ただ、販売管理システムといっても、種類がたくさんあります。どれを選べばいいのか、本当に導入する価値があるのか、疑問に思っている担当者の方も多いでしょう。

このページでは、販売管理システムの基礎知識から、導入することで得られるメリット、実際に必要な機能、そして自社に合ったシステムを選ぶためのコツまで、わかりやすく説明していきます。

販売管理システムとは何か

販売管理システムとは、企業活動における「お金」と「モノ」の流れを一元管理するためのシステムです。

具体的には、見積もりから受注、出荷、納品、請求、入金までの「販売プロセス」と、仕入れや在庫管理を含む「購買・在庫プロセス」を統合して管理します。

販売管理システムの基本的な役割

販売管理システムが果たす役割は、以下の3つに分けられます。

1. 販売管理：商品の受注から納品、請求、入金に至る一連の流れをデータとして記録・管理すること
2. 業務効率化：人間が手で入力する作業を減らし、ミスを防ぎながら業務を効率化すること
3. データ活用による経営支援：蓄積されたデータを分析して、経営判断に役立つ情報を提供すること

従来は、こうした業務をエクセルに手で入力したり、紙の書類で管理したりすることが多くありました。しかし人間が手で入力すると、どうしてもミスが起きます。

また、別々の人が別々の方法で管理していると、データがばらばらになって、全体の状況がわかりにくくなります。

販売管理システムなら、すべてのデータを一つの場所で管理できるため、情報が統一されますし、手作業のミスも減ります。

販売管理システムが必要な理由

販売管理業務が複雑である理由には、様々なものがあります。

業務の特徴	なぜ複雑なのか
複数の部門が関わる	営業、受注、出荷、経理など、様々な部門がそれぞれ情報を管理する
多くの書類が必要	見積書、受注伝票、納品書、請求書など、多数の書類を作成・発送する
情報の流れが複雑	同じ注文の情報が、複数の書類や業務に使い回される
ミスが大きな問題につながる	数字の間違い、納品漏れ、代金回収漏れなどが、顧客信頼の喪失につながる

この表で示したように、販売管理業務には様々な課題があります。

販売管理システムを導入することで、こうした複雑さを整理し、一つの流れとして管理することができるようになります。

販売管理システムとERPの違い

販売管理システムと似た言葉に「統合管理システム」や「ERP」があります。これらの違いを理解しておくことで、どのシステムを導入すべきかの判断がしやすくなります。

• 販売管理システム：販売に関する業務（見積・受注・請求・入金）を管理することに特化している
• ERP（統合管理システム）：販売管理だけでなく、購買管理、在庫管理、生産管理、財務会計などを一つのシステムで統合管理する

販売管理システムは、販売業務に特化しているため、導入が早く、費用も比較的安いです。

一方、ERPは多くの機能を持つため、導入に時間と費用がかかりますが、企業全体の業務を統合管理できるという大きなメリットがあります。

自社の規模や必要な機能に応じて、どちらを選ぶかを判断することが重要です。

販売管理システム導入のメリット

販売管理システムを導入することで、会社にはどんな良いことが起きるのでしょうか。主なメリットを説明します。

業務にかかる時間が大きく減る

販売管理システムを使う最も大きなメリットは、毎日の業務にかかる時間が減ることです。

従来は、営業担当者が受けた注文を別の人に伝えて、その人が受注伝票を作って、さらに別の人が出荷手続きをして、別の人が請求書を作るといった、バラバラな作業が行われています。

同じ注文の情報を何度も入力し直す必要があり、情報が正しく伝わっているか何度も確認する手間もあるのです。

販売管理システムなら、最初に一度入力した注文情報が、その後の流れのなかで自動的に使われます。受注データから自動で納品書が作成され、納品データから自動で請求書が作成されます。

毎月、請求額を手で計算したり、複雑な表計算をしたりする必要がなくなります。

実際に導入した会社からの報告例を見てみましょう。

1. 毎月の請求書作成にかかる時間が半分以下に減った
2. 月末の集計作業が3時間で終わるようになった
3. 営業や顧客対応といった、もっと大事な仕事に時間をさけるようになった

このように、時間短縮により、営業力強化などのより価値の高い業務に人員を配置することができるようになります。

人為的なミスが激減する

販売管理業務では、小さなミスが大きな問題につながることがあります。

商品の数を間違えて入力すれば、顧客に違う数量が届いてしまいます。請求金額を間違えれば、顧客から信頼を失います。代金の回収漏れがあれば、会社の利益に直接影響します。

こうした人為的なミスは、手作業での管理が原因のことがほとんどです。人間はどうしてもミスをしてしまうものです。

販売管理システムを使えば、一度正しい情報を入力すれば、その後の業務では自動的にその情報が使われます。

例えば、受注時に顧客名と住所を正しく入力すれば、あとは請求書も納品書も自動で正しい情報が印刷されます。人が何度も同じ情報を打ち込む必要がないので、ミスの可能性がぐっと減ります。

また、システムによっては、異常なデータが入力されると、警告を出す機能もあります。

例えば、その顧客の過去の平均注文額より極端に大きい金額が入力されたときに「本当にこの金額ですか」と確認をさせるといった具合です。こうした仕組みで、さらにミスを防ぐことができます。

顧客からの信頼が高まる

販売管理システムを導入すると、顧客へのサービスが向上します。

顧客から「注文した商品はいつ届きますか」という問い合わせを受けたとき、従来は「ちょっと確認させてください」と言って、別の部門に聞いたり、伝票を探したりする必要があります。

こうした対応は、担当者にとってもストレスですし、顧客からすれば「対応が遅い」「ちゃんと管理されていない」と感じてしまう要因にもなります。

販売管理システムなら、注文番号を入力するだけで、その注文の状態が一目でわかります。いつ注文を受けたのか、いつ出荷予定なのか、すぐに正確な情報を提供できます。

このように、迅速で正確な対応ができれば、顧客の満足度が高まり、リピーターが増えます。

また、納品や請求の際のトラブルも減ります。商品の数が違っていたり、請求金額が違っていたりするといったミスがなくなるので、顧客との不必要なトラブルが防げます。

そうしたことが積み重なると、会社全体への信頼が高まり、長く取引してくれる大事な顧客との関係を保つことができます。

会社の経営判断が正確になる

販売管理システムに蓄積されるデータは、会社の経営判断に大きな力になります。

経営者が「今月の売上がどうなっているのか」と知りたいとき、従来は経理担当者が手で集計するのを待たねばなりません。時間がかかり、数字が間違っていないかの確認も必要になります。

販売管理システムなら、リアルタイムで売上の状況が見えます。以下のような項目を分析することが可能です。

1. 売上の合計
2. 商品ごとの売上
3. 顧客ごとの売上
4. 地域ごとの売上
5. 期間ごとの比較（今月と去年同月など）

例えば「A商品の売上は好調だけど、B商品は伸びていない」といったことがすぐにわかります。そうすれば「B商品の営業力を強化しよう」といった、より正確な判断ができるようになります。

また、過去のデータと比べることで「去年の同じ時期と比べて、どうなっているのか」といった傾向を見つけることも簡単です。

こうした情報があれば、来月の仕入れ量を決めたり、営業活動の方針を決めたりするとき、より正確な判断ができます。

複数の拠点を一括管理できる

会社が複数の支店や営業所を持っている場合、販売管理システムは特に力を発揮します。従来と導入後の違いは、以下の通りとなります。

このような差があるため、複数拠点を持つ企業こそ、販売管理システムのメリットが大きいです。

販売管理システムの基本機能一覧

販売管理システムが具体的にどんな機能を持っているのか、わかりやすく説明します。

見積管理機能

顧客から「この商品をこのくらいの量で、どのくらいの価格で納められるか」という相談を受けることがあります。そのときに必要なのが見積もりです。

見積管理機能では、過去に作った見積書のテンプレートを使ったり、顧客の過去の取引内容を参考にしたりして、素早く見積書を作ることができます。

また、複数の見積案を提示することもできます。例えば「この商品なら、この価格。別のもっと安い商品なら、この価格」といった複数のパターンを提示したいときに便利です。

作った見積書は自動で保存されるので、あとで「あの顧客にはいくらで見積もりを出したっけ」と確認することもできます。

そのおかげで、見積を出したあとの商談の流れを、きちんと管理することができます。

受注管理機能

見積書を提示した後、顧客から「この条件で注文します」という返答があります。その注文を正式に記録するのが受注管理です。

受注管理機能では、顧客からの注文を入力すると、どの商品を、いくつ、いつまでに、どこに届ければいいのかといった情報が記録されます。この情報はあとで、出荷指示や請求書の作成に使われます。

また、受注データをもとに「現在、どんな注文が進行中なのか」を把握することもできます。

営業担当者が「あの顧客からの注文はどうなった」と確認したいときに、受注管理機能で検索すれば、すぐに答えが見つかります。

売上管理機能

注文を受けた商品を実際に出荷したとき、その売上を記録するのが売上管理機能です。

受注と売上は別のものです。注文を受けた時点では「まだ商品を送っていない」ので、売上ではありません。商品を実際に出荷して、顧客に届いて初めて「売上になった」ことになります。

売上管理機能では、出荷した商品の情報を入力すれば、そのデータが記録されます。その売上データをもとに、請求書が作られます。

また、「今月はいくら売上があったのか」といった集計も、簡単にできます。

請求管理機能

請求管理機能では、売上データをもとに自動で請求書が作られます。以下のようなことが可能です。

対応内容	具体例
顧客ごとの請求ルール設定	「毎月末に、その月の売上をまとめて請求書を作る」といった自動化
請求書の発行管理	「この顧客の請求書はどこに送った」を記録
支払期限の管理	「いつまでに支払ってもらう予定」を設定・確認
複数形式対応	締め請求（まとめて請求）、都度請求（都度請求）など様々な方式に対応

これらの機能により、「あの請求書、もう支払われたのかな」と確認するのも簡単です。

入金管理機能

請求書を送ったあと、顧客からお金が振り込まれます。その入金を記録し、管理するのが入金管理機能です。

入金があったら「この請求書の代金が支払われた」ということを記録します。もし、請求した金額と入金額が違っていたら、システムが警告を出してくれます。

例えば、10万円の請求に対して、9万9000円しか入金されていなかったら「金額が違っています」と知らせてくれるので、取り忘れのミスが防げます。

また「いつまでに支払われる予定だったのに、まだ支払われていない」という顧客を見つけることも簡単です。そうすれば「そろそろ支払ってもらおう」と連絡をすることができます。

このように、代金の回収漏れを防ぐことができます。

在庫管理機能

注文を受けた商品が実際にあるのか、商品の数はいくつあるのかを管理するのが在庫管理機能です。

例えば、顧客から「この商品が10個欲しい」という注文を受けたのに、実際には在庫が5個しかなかったら、問題です。

注文を受けた時点で「在庫不足です」と知ることができれば、すぐに不足分を仕入れたり、顧客に説明したりすることができます。

在庫管理機能を使えば、商品が一個出荷されるたびに「あ、この商品は今、あと4個しかない」と自動で更新されます。

あらかじめ「この商品は常に10個以上は在庫しておきたい」という設定をしておけば「在庫が10個を下回りました」と知らせてくれるので、注文が間に合わないといったミスを防げます。

仕入・購買管理機能

販売管理システムのなかには、自社が他社から商品を仕入れる業務を管理する機能も含まれていることがあります。これを仕入管理機能や購買管理機能と呼びます。

この機能では、以下のような内容を管理できます。

管理項目	詳細
取引先情報	「取引先のどの企業から、どの商品を仕入れるのか」を記録
仕入価格	各取引先からの仕入価格を管理
納期管理	いつまでに仕入れが必要かを管理
検収管理	仕入れた商品が届いたら「本当に注文した商品が届いているか」を確認

受注管理機能と仕入管理機能を組み合わせることで、より効率的な業務ができます。

例えば「顧客からこの商品の注文を受けた。ならば、この商品を取引先から仕入れよう」といった流れを、スムーズに管理することができます。

さらに、受注管理機能と在庫管理機能と仕入管理機能の3つが連携していれば、顧客からの注文があったときに「自社に在庫がなければ、自動で取引先に発注する」といった仕組みも作ることができます。

販売管理システムを選ぶ際のコツ

世の中には、たくさんの販売管理システムがあります。どうやって自分の会社に合ったものを見つけるのか、その選び方のコツを説明します。

自社の業務内容に合っているか確認する

販売管理システムには、大きく2つのタイプがあります。

業種特化型システムの具体例として、食品メーカー向けなら「賞味期限の管理」といった食品特有の機能が含まれています。

アパレル業向けなら「サイズや色によってどのくらい売れているのか」といった分析機能が充実しているかもしれません。自社が特定の業種に属しているなら、その業種に特化したシステムを選ぶほうが、より便利に使えることが多いです。

ただし、業種特化型は汎用型より高いこともあるので、予算とのバランスも考える必要があります。

必要な機能がすべて揃っているか確認する

販売管理システムが持つ機能は、製品によって異なります。基本的な見積・受注・請求機能は、ほぼどのシステムにもありますが、在庫管理や仕入管理がついていないシステムもあります。

自社がどんな業務をしているのか、正確に把握することが大事です。

例えば「うちは在庫をたくさん持っているから、在庫管理機能は絶対に必要」「複数の取引先から仕入れているから、仕入管理機能も必要」といった具合に、必須の機能を洗い出します。

その上で「このシステムなら、自社が必要な機能がすべて揃っているか」を確認します。

できれば、複数のシステムを比較して、どれが最も自社のニーズに合っているかを判断するほうが良いでしょう。

初期費用と運用費のバランスを見る

販売管理システムを導入するには、お金がかかります。大きく分けて「初期費用」と「毎月かかる費用」があり、その詳細は以下の通りです。

重要なのは「初期費用は安いけど月額料金が高い」と「初期費用は高いけど月額料金は安い」のどちらが自社に合っているか、ということです。

もし、短期間の導入を考えているなら、初期費用は安いほうが良いでしょう。逆に長く使う予定なら「5年間で総額いくらになるか」を計算して、比較するほうが良いと言えます。

クラウド型とオンプレミス型の違いを理解する

販売管理システムは、大きく2つの運用方法があります。それぞれの特徴を理解することが、適切な選択につながります。

一般的には「小さな会社はクラウド型」「大きな会社や、複雑なカスタマイズが必要な場合はオンプレミス型」を選ぶことが多いです。

ただし、これは絶対ではないので、自社の状況に合わせて判断することが大事です。

導入後のサポート体制を確認する

販売管理システムを導入した後も、問題が起きることがあります。使い方が不明瞭だったり、システムが正常に動作しなくなることもあります。

そういったときに、頼りになるのがベンダーのサポート体制です。

以下のようなサポート内容が重要です。

• 問い合わせ方法（電話、メール、チャットなど）が複数用意されているか
• 営業時間中だけなのか、24時間対応なのか
• 問題が起きたときの対応時間はどのくらいか
• 導入時の教育・研修はしてくれるか
• 定期的なアップデートや改善はあるか

「導入時の教育をしてくれるか」は大事な観点です。

購入して終わりではなく、社員に対して使い方の研修をしてくれるベンダーなら、導入後の運用がスムーズです。

実際に試してみる

多くのシステムは「無料トライアル」を提供しています。導入する前に、実際に試してみることをお勧めします。

トライアルでは、以下のような項目を確認しましょう。

1. 実際に使ってみて、見た目がわかりやすいか
2. 欲しい機能がすべてあるか
3. うちの業務フローに本当に合うのか
4. スタッフが問題なく使えるか
5. データの入力や検索がスムーズか

カタログを見ているだけでは気づかないことが、実際に手を動かしてみるとわかります。

トライアルは通常、数週間から1か月間、無料で使うことができます。その期間に「本当に自社の業務を効率化できるのか」「スタッフが問題なく使えるのか」を確認しておきましょう。

その上で「導入しよう」と決めるのが、失敗を防ぐコツです。

既存システムに満足できなければ、自社専用システムという選択肢

既に販売管理システムを使っているけれど「自社の業務に完全に合わせたカスタマイズをしたい」「古いシステムを新しいものに更新したい」「本当は市販システムではなく、自社専用のシステムが欲しい」といった悩みを持つ企業も多いでしょう。

そのような場合には、システム開発会社に依頼することで、より適切な解決策が得られます。

既存システムのカスタマイズが必要なケース

市販の販売管理システムは、多くの企業に対応できるよう汎用的に作られています。

しかし、自社の業務内容によっては「このシステムにはこの機能がない」「この操作方法だと、うちの業務に合わない」といったことが起きることがあります。

以下のようなケースではカスタマイズが必要になります。

• 特定の業種特有の計算ロジックを組み込みたい
• 既存のシステムと連携させたい
• 自社独自の業務フローに合わせて画面を変えたい
• 複雑な帳票を自動生成したい
• 特定の顧客向けにカスタマイズされた機能を作りたい

こうした場合は、既存システムの開発元に相談するか、システム開発会社に依頼して、カスタマイズを行うことになります。

システム更新・リプレイス時の検討

販売管理システムを導入してから数年が経つと「システムが古くなってきた」「新しい技術に対応したい」といった課題が出てきます。

また、「使っているシステムの開発元がサービスを終了する」といった事態も考えられます。システム更新を検討する際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

1. 現在のシステムで、どんな課題があるのかを整理する
2. 新しいシステムに移行するのか、既存システムを更新するのかを検討する
3. 移行する場合「既存データをどう移すのか」を計画する
4. 新しいシステムの導入期間と費用を見積もる
5. スタッフの教育や運用方法を検討する

こうした検討には、システム開発の専門知識が必要になります。社内だけで判断するのは難しいので、プロに相談することをお勧めします。

システム開発会社への依頼メリット

既存システムのカスタマイズや更新・リプレイスをシステム開発会社に依頼することで、以下のようなメリットが得られます。

• 最適なシステムの選択肢を、複数提案してもらえる
• 自社の業務に本当に必要な機能を、きちんと把握できる
• 導入にかかる期間や費用を、正確に見積もってもらえる
• 小さなカスタマイズから大規模なシステム構築まで対応できる
• 導入後のサポートや運用支援も受けることができる

特に「既存のシステムを生かしたまま、一部だけ機能追加したい」といった柔軟な対応が必要な場合は、システム開発会社の力が大きく役立ちます。

まとめ

販売管理システムは、見積から受注、出荷、請求、入金に至る一連の販売業務を、効率的に管理するためのツールです。導入することで、業務時間の削減、ミスの防止、経営判断の正確化といった、多くのメリットが期待できます。

ただし「自社の業務に合ったシステムを選ぶこと」「きちんとした導入計画を立てること」「スタッフへの教育を充実させること」といった、成功のための条件があります。これらのポイントを押さえた上で、導入を進めれば、販売管理システムの力を最大限に活かすことができます。

販売管理システムの導入なら株式会社アレグビット

販売管理システムの導入は、業務効率化やミスの削減に大きく貢献します。

ただ「本当に導入が必要か迷っている」「導入したいけど、何から始めたらいいかわからない」「既存のシステムに新しい機能を追加したい」といった課題を持つ企業も多いでしょう。

アレグビットは、システム開発の実務経験を積んだエンジニアが、こうした課題の解決をサポートしています。

ご自身の会社に本当に必要なシステム、本当に効果的な導入方法について、実践的な視点からアドバイスすることができます。

既存システムの改善や機能追加といった、小さなニーズにも対応可能です。「いきなり大がかりなシステム導入は避けたい」「まずは試験的に小さく始めたい」といったご要望にも、柔軟にお応えします。

また、技術選定やシステム構想の段階での相談のみであっても、喜んでお力になります。

販売管理システムの導入やシステム改善についてご興味のある方は、ぜひ気軽にお問い合わせください。無料でご相談をお受けします。

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