開発会社の対応に困っていませんか？｜エンジニアCEOが教える対処法

システム開発を外部の開発会社に委託する際、思うような成果が得られず、対応に困ることがあります。

この記事では、開発会社との上手なコミュニケーションの取り方や、開発プロジェクトを円滑に進めるためのヒント、トラブル防止の方法など、開発会社との付き合い方のポイントを詳しく解説します。

開発会社との良好な関係を築くことで、システム開発の質を高め、自社の目的達成に近づくことができるでしょう。

開発会社との上手なコミュニケーションの取り方

システム開発を外部の開発会社に委託する際、スムーズなコミュニケーションが欠かせません。

しかし、専門知識の違いや認識のズレから、思うように開発が進まないことも少なくありません。

ここでは、開発会社との上手なコミュニケーションの取り方について解説します。

要件定義の際に気をつけるポイント

システム開発の成否を左右するのが要件定義です。

開発会社に依頼する前に、自社のニーズや課題を明確にし、具体的な要件をまとめておく必要があります。その際、以下のポイントに気をつけましょう。

まず、要件は可能な限り具体的に記述することが重要です。抽象的な表現では、開発会社との認識のズレを生む原因になります。数値目標や期限など、明確な指標を示すようにしましょう。

また、事前に優先順位も明確にする必要があります。すべての要件を同時に実現するのは難しいため、必須の要件とできれば良い要件を分けておきます。優先順位が曖昧だと、開発の方向性がぶれてしまう恐れがあります。

要件定義のポイントをまとめると、以下のようになります。

ポイント	説明
具体的な記述	数値目標や期限など、明確な指標を示す
優先順位の明確化	必須の要件とできれば良い要件を分ける
丁寧な作業	時間をかけて認識のズレを防ぐ

適切な報連相を心がける

開発の進捗状況を適切に報告・連絡・相談することも、開発会社とのコミュニケーションでは重要なポイントです。報連相を疎かにすると、トラブルの原因になりかねません。

報告は定期的に行うことが基本です。週次や月次など、一定の期間ごとに進捗状況をまとめ、メールや資料で共有しましょう。口頭での報告だけでは、記録に残りません。

連絡は、問題が発生した際に迅速に行うことが重要です。軽微な問題でも、早期に連絡することで大きなトラブルを未然に防げます。連絡が遅れると、問題の対処が後手に回ってしまいます。

相談は、判断に迷った際に積極的に行いましょう。開発会社のエンジニアは専門家ですから、適切なアドバイスがもらえるはずです。

定期的なミーティングの重要性

開発会社とのコミュニケーションを円滑に行うには、定期的なミーティングが欠かせません。対面やオンラインで直接話をすることで、認識のズレを防ぎ、より良い開発に繋げられます。

まず、ミーティングの頻度は、開発の規模や進捗状況に応じて決めるのが良いでしょう。大規模なプロジェクトなら毎週、小規模なら月1回など、無理のない頻度を設定します。あまり多くても生産性が下がってしまいます。

ミーティングでは、議題を事前に共有し、論点を絞ることが重要です。漫然と話をしていては非効率的です。進捗の確認、課題の洗い出し、今後の方針の決定など、目的を明確にしてミーティングに臨みましょう。

また、ミーティングの内容は必ず議事録に残します。決定事項や宿題を書き出し、関係者で共有することが肝要です。議事録があれば、後から振り返ることもできます。

わかりやすい資料作成のコツ

開発会社とのコミュニケーションでは、要件定義書やミーティングの議事録など、さまざまな資料を作成する機会が多くあります。資料の質が高いほど、認識のズレを防ぎ、円滑に開発を進められます。

資料作成で最も重要なのは、読み手の立場に立つことです。開発会社のエンジニアは、専門外の知識を持っていない場合があります。難しい専門用語を避け、なるべく平易な言葉で説明するよう心がけましょう。

また、図表や具体例を活用することも効果的です。文章だけでは伝わりにくい内容も、図解すればわかりやすくなります。フローチャートや画面イメージなど、ビジュアル的な要素を取り入れると良いでしょう。

資料のボリュームにも気をつける必要があります。情報は厳選し、ポイントを絞ることが重要です。長すぎる資料は読む気が失せてしまうため、簡潔でインパクトのある資料を心がけましょう。

開発プロジェクトを円滑に進めるためのヒント

システム開発プロジェクトを成功させるには、適切なマネジメントが不可欠です。

ここでは、開発プロジェクトを円滑に進めるためのヒントを解説します。

プロジェクトの目的と目標を明確にする

開発プロジェクトを始める際、まずプロジェクトの目的と目標を明確にすることが重要です。目的は、プロジェクトを通じて実現したいことを示します。例えば、業務効率化や顧客満足度の向上などが考えられます。

一方、目標は具体的な到達点を指します。定量的な指標を設定し、いつまでに何をどの程度達成するのかを明示します。例えば、「3ヶ月以内に処理速度を30％向上させる」といった具合です。

目的と目標を明確にすることで、プロジェクトの方向性が定まり、チームメンバーの意識も高まります。曖昧なままでは、開発の途中で方針が迷子になりかねません。ゴールを共有し、全員で目標に向かって進んでいくことが肝要です。

ポイント	説明
目的の設定	プロジェクトで実現したいことを示す
目標の設定	具体的な到達点を定量的な指標で示す
ゴールの共有	チームメンバー全員で目標を共有する

スケジュール管理の重要性

開発プロジェクトを円滑に進めるには、全体のスケジュールを可視化し、進捗状況を常に把握することが重要です。

まず、プロジェクトの開始時に全体のスケジュールを立案します。タスクを細分化し、それぞれの期間や担当者を明確にします。ガントチャートなどを用いて視覚的に表現すると、全体像がつかみやすくなります。

プロジェクトが始まったら、定期的に進捗状況を確認します。予定通りに進んでいるか、遅れているタスクはないかをチェックし、必要に応じて対策を講じます。スケジュール管理ツールを活用すれば、効率的に管理できるでしょう。

また、スケジュールは柔軟に変更できるよう余裕を持たせておくことも大切です。想定外の問題が発生した際は、臨機応変に対応し、スケジュールを調整する必要があります。

リスク管理と対策の立て方

リスク管理の第一歩は、起こりうるリスクを洗い出すことです。技術的な問題、スケジュールの遅延、要員の不足など、考えられるリスクを列挙します。過去のプロジェクトを参考にすると良いでしょう。

次に、リスクの発生確率と影響度を評価します。発生確率が高く、影響度も大きいリスクから優先的に対策を講じる必要があります。リスクへの対応方法を事前に決めておくことも重要です。

リスクへの対策としては、リスクの回避、軽減、転嫁などがあります。例えば、技術的なリスクなら専門家に相談する、スケジュールのリスクなら工程を見直すなどの方法が考えられます。リスクを完全になくすことはできませんが、影響を最小限に抑えることは可能です。

品質管理の徹底

開発プロジェクトの成否を左右するのが、システムの品質です。納期を守ることも大切ですが、品質を犠牲にしてはいけません。品質管理を徹底することが求められます。

品質管理では、まず品質の基準を明確にすることが重要です。システムに求める機能や性能、使いやすさなどの要件を定義し、チーム内で共有します。漠然とした品質目標では、達成度が測れません。

開発段階では、テストを十分に行い、バグや不具合を早期に発見することが欠かせません。単体テスト、結合テスト、システムテストなど、段階を踏んでテストを実施します。自動テストツールを活用するのも効果的です。

さらに、開発プロセスの品質も管理する必要があります。コーディング規約を設け、品質の高いプログラムを書くようにします。レビューを行い、ミスを防ぎます。プロセスの改善にも継続的に取り組みます。

ポイント	説明
品質基準の明確化	システムに求める要件を定義し、共有する
テストの徹底	単体テスト、結合テストなどを段階的に実施する
開発プロセスの管理	コーディング規約の設定、レビューの実施など

開発会社とのトラブルを未然に防ぐ方法

システム開発を外部の開発会社に委託する際、トラブルが発生するケースが少なくありません。

ここでは、開発会社とのトラブルを未然に防ぐための方法を解説します。

契約書の重要性と注意点

開発会社とトラブルを防ぐには、まずしっかりとした契約書を交わすことが重要です。契約書には、開発の範囲や期間、納期、料金、支払い条件などを明記します。あいまいな部分を残さず、具体的に取り決めておく必要があります。

特に注意したいのが、開発範囲の記述です。契約書に明記されていない機能や仕様の変更を求められた場合、追加費用が発生する可能性があります。事前に開発範囲を明確にしておくことで、無用なトラブルを防げます。

また、納期や検収の条件も重要なポイントです。納期が遅れた場合のペナルティや、検収の基準を具体的に記載しておきましょう。曖昧な部分があると、後々のトラブルに繋がりかねません。

開発スコープの明確化

開発会社とのトラブルを防ぐには、開発スコープを明確にすることが欠かせません。開発スコープとは、システムの機能や仕様、実現すべき要件のことです。曖昧なスコープのままでは、開発途中で方向性が定まらなくなる恐れがあります。

スコープを明確にするには、自社のニーズや課題を十分に分析し、システムに必要な要件を洗い出すことが重要です。優先順位も付けておき、最低限実現すべき要件と、できれば盛り込みたい要件を分けておくと良いでしょう。

スコープの決定には、経営層やエンドユーザーの意見も取り入れることが大切です。多様な視点でニーズを捉え、システムの全体像を描く必要があります。現場の声を反映させることで、より使いやすいシステムが実現できるはずです。

ポイント	説明
ニーズと課題の分析	システムに必要な要件を洗い出す
優先順位の設定	最低限の要件と追加要件を分ける
多様な意見の反映	経営層やエンドユーザーの意見も取り入れる

見積もりの精査と交渉

開発会社から提示された見積もりは、必ず精査し、疑問点は確認することが重要です。見積もりの内訳を詳しく確認し、料金の根拠を明らかにしてもらいます。開発工数や単価など、納得できない部分は交渉の余地があります。

複数の開発会社から見積もりを取り、比較検討するのも良い方法です。単に金額の安い会社を選ぶのではなく、開発実績や技術力、コミュニケーション力なども総合的に判断しましょう。信頼できる開発会社を選ぶことが、トラブル防止に繋がります。

また、見積もりに含まれていない作業がないか確認することも大切です。追加の費用が発生するケースがあるため、事前に開発会社と認識を合わせておく必要があります。見積もりの段階で、できる限り詳細を確認しておきましょう。

ポイント	説明
見積もりの内訳確認	料金の根拠を明らかにしてもらう
複数社の比較検討	金額だけでなく、総合的に判断する
含まれない作業の確認	追加費用の有無を事前に確認する

納品物の確認と検収

開発が完了したら、納品物が要件通りに仕上がっているか入念にチェックすることが重要です。画面や機能を一つ一つ確認し、不具合や操作性の問題などがないかを検証します。曖昧なまま検収すると、後々トラブルに発展する恐れがあります。

検収の基準は、契約書にあらかじめ明記しておく必要があります。システムの品質を評価する指標を設定し、客観的に合否を判定できるようにします。検収で不合格となった場合の対応方法も、事前に取り決めておくことが大切です。

検収後も、一定期間は不具合への対応を求められることがあります。保守期間やサポート内容について、契約書で明確にしておくことが欠かせません。開発会社の対応が不十分だと、運用に支障をきたすおそれがあります。

開発会社とのコミュニケーションギャップを解消するには

開発会社との認識のズレを解消し、円滑にプロジェクトを進めるにはどうすれば良いのでしょうか。

ここでは、開発会社とのコミュニケーションギャップを解消するためのポイントを解説します。

開発会社の文化や価値観を理解する

開発会社とのコミュニケーションギャップを解消するには、まず開発会社の文化や価値観を理解することが重要です。自社とは異なる組織文化を持つ開発会社もあるため、相手の背景を知ることが欠かせません。

例えば、開発会社によっては、エンジニアの自主性を重んじる文化があります。細かい指示を出すよりも、大まかな方向性を示し、エンジニアの裁量に任せるようなコミュニケーションが求められるかもしれません。逆に、ルールや手順を重視する開発会社なら、細かい連携が必要となるでしょう。

開発会社の価値観を理解するには、直接コミュニケーションを取ることが大切です。担当者との雑談も交えながら、開発会社の考え方や体制を把握するよう心がけましょう。相手の立場に立って物事を考えられるようになれば、コミュニケーションもスムーズになるはずです。

専門用語の使い方に注意する

IT業界では専門用語が多く使われますが、専門用語の使い方には注意が必要です。自社と開発会社とで、用語の理解にズレがあると、コミュニケーションに支障をきたします。

専門用語を使う際は、その言葉が示す範囲や意味について、事前に定義しておくことが大切です。抽象的な表現は避け、具体的にイメージできる言葉で説明するよう心がけましょう。図や例示を用いるなど、視覚的に伝える工夫も有効です。

また、エンジニアは専門用語を多用しがちですが、ビジネスサイドの担当者にはわかりにくいことがあります。難しい専門用語は平易な言葉に置き換えるなど、相手に合わせた言葉選びを心がける必要があります。コミュニケーションでは、いかに伝わる言葉で話すかが重要です。

質問や確認を怠らない

開発会社とのコミュニケーションでは、質問や確認を怠らないことが大切です。疑問点をそのままにしておくと、認識のズレが大きくなり、手戻りの原因になりかねません。

理解できない点があれば、遠慮なく質問することが重要です。開発会社の担当者も、質問を歓迎してくれるはずです。初歩的な内容でも構いません。疑問をクリアにすることで、システムへの理解も深まるでしょう。

また、定期的に進捗状況を確認し、問題がないかチェックする習慣も必要です。アサインした業務が計画通りに進んでいるか、懸念点はないかを、こまめに確認します。問題の早期発見・早期解決に繋がります。

フィードバックを的確に伝える

開発会社の成果物に対して、的確にフィードバックを伝えることも重要なポイントです。正確なフィードバックは、開発会社にとって次の改善に繋がる重要な情報となります。

フィードバックを伝える際は、主観ではなく客観的な根拠を添えることが肝心です。単に「使いにくい」というだけでは、具体的な改善点が伝わりません。操作手順が複雑な点や表示が見づらい点など、具体的に指摘します。また、画面の変更案やイメージ図を示すと、より正確に伝わるでしょう。

良い点は積極的に評価し、改善点は建設的な提案を添えて伝えることも大切です。単に欠点を指摘するのではなく、「こうするともっと良くなる」といった視点を心がけましょう。専門家の意見を求めることも有効です。

ポイント	説明
客観的な根拠の提示	主観ではなく、具体的な問題点を指摘する
視覚的な説明	変更案やイメージ図で、正確に伝える
建設的な提案	単なる欠点の指摘でなく、改善案を添えて伝える

開発会社との良好な関係を維持するためのポイント

システム開発を外部の開発会社に委託する際、良好な関係を築くことが重要です。

ここでは、開発会社との良好な関係を維持するためのポイントを解説します。

信頼関係の構築

開発会社との良好な関係を築くには、何より信頼関係の構築が欠かせません。信頼があれば、困難な局面でも協力して乗り越えられます。一方、信頼関係が築けていないと、些細なことでも対立を生みかねません。

信頼関係を築くには、日頃からオープンなコミュニケーションを心がけることが大切です。業務の話だけでなく、雑談も交えながら、担当者との人間関係を深めていきましょう。

また、約束を守ることも信頼関係の基本です。納期や契約事項は必ず遵守し、相手に迷惑をかけないよう注意します。諸事情で守れない場合は、早めに相談し、誠実に対応することが求められます。

ポイント	説明
オープンなコミュニケーション	業務の話だけでなく、雑談も交えて人間関係を深める
約束の遵守	納期や契約事項は必ず守り、守れない時は誠実に対応する
face to faceの機会	対面での会話の機会を多く持つ

適切な報酬体系の設定

開発会社との良好な関係を維持するには、適切な報酬体系を設定することも重要なポイントです。適正な対価を支払わないと、開発会社のモチベーションが下がり、関係が悪化する恐れがあります。

報酬体系を設定する際は、まず相場を把握することが大切です。他社の事例を参考にしたり、複数の会社から見積もりを取ったりして、妥当な金額を見極めます。業界水準を下回る報酬では、良い人材の確保が難しくなります。

fixed priceとtime & materialの長所・短所を理解した上で、プロジェクトに合った報酬体系を選ぶことも肝要です。納期とコストを重視するなら定額契約、柔軟性を求めるならtime & material(工数単価方式)が適しています。開発会社の意向も踏まえて決定しましょう。

開発会社の強みを活かす

開発会社との良好な関係づくりには、開発会社の強みを最大限に活かすことが欠かせません。得意分野を伸ばしてもらうことで、開発会社のモチベーションを高め、より良い成果を引き出せます。

開発会社の強みは、過去の実績や保有技術から判断することができます。どのような業界・業種のシステム開発に強みを持っているのか、どんな技術を得意としているのかを把握しましょう。強みが発揮できる領域を任せることが重要です。

また、開発会社の提案を積極的に取り入れることも大切です。現場のエンジニアは、システム開発のプロフェッショナルです。的確な提案をしてくれるはずです。自社の考えを押し付けるのではなく、柔軟に耳を傾ける姿勢が求められます。

ポイント	説明
得意分野の把握	過去の実績や保有技術から強みを判断する
強みが発揮できる領域の選定	強みを活かせる業務を任せる
提案の積極的な取り入れ	エンジニアの提案に柔軟に耳を傾ける

長期的な視点を持つ

開発会社との良好な関係を維持するには、長期的な視点を持つことも重要です。一過性の付き合いでは、真の信頼関係は築けません。将来を見据えた関係性を構築することが求められます。

長期的な視点を持つためには、単発の業務だけでなく、継続的な業務を依頼することが有効です。運用・保守やシステムの改善など、長いスパンで付き合える業務を任せることで、関係が深まります。開発会社側も腰を据えて取り組んでくれるでしょう。

また、お互いの成長を応援し合える関係を築くことも大切です。新しい技術の習得を支援したり、人材育成に協力したりするなど、Win-Winの関係を目指します。片務的な関係では、いずれ行き詰まってしまいます。

ポイント	説明
継続的な業務の依頼	運用・保守など長いスパンの業務を任せる
Win-Winの関係構築	技術習得や人材育成など互いの成長を支援する
将来を見据えた付き合い	一過性の関係でなく、未来志向で関係を築く

まとめ

開発会社との上手な付き合い方のポイントは、円滑なコミュニケーション、適切なプロジェクト管理、トラブル防止の徹底、良好な関係の構築の4点です。

要件定義を具体的に行い、報連相を怠らず、定期的なミーティングを行い、わかりやすい資料を作成することが、コミュニケーションの鍵を握ります。

また、プロジェクト管理では、目的と目標を明確にし、スケジュール管理を適切に行い、リスクへの対策を講じ、品質管理を徹底することが重要です。

トラブル防止には、契約書の作成、開発スコープの明確化、見積もりの精査、納品物の確認が欠かせません。

良好な関係構築のためには、信頼関係の土台づくり、適切な報酬体系、開発会社の強みの活用、長期的視点でのつきあいが求められます。

これらの点に留意して開発会社と向き合うことで、システム開発の成功確率が高まるでしょう。

 

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