エクセルの工程管理が限界と感じたら｜システム移行の3つの選択肢と費用をプロが解説
工程表をエクセルで管理していると、「最新版がどれかわからない」「現場の進捗がすぐに反映されない」といった悩みが少しずつ増えてきます。
慣れたツールだからこそ使い続けてきたものの、案件数や関わる人が増えるにつれて、限界を感じている方も多いのではないでしょうか。
一方で、いざ移行しようと思っても「どんな選択肢があるのか」「費用はどれくらいかかるのか」「自社で進めるべきか、外注すべきか」がわからず、踏み出せないケースもあります。
本記事では、工程管理をエクセルから移行する方法を、3つの選択肢・費用の考え方・失敗しやすい点・外注の判断基準まで含めて解説します。
自社に合った移行先を見つけるための判断材料として、ぜひ参考にしてください。
お困りなことはありませんか？
「システム開発って複雑そう…」
「システムを導入したいけど、どうすれば？」
そんな不安をお持ちの方、ご安心ください。
私たちが解消します。
豊富な経験を活かして、
あなたに最適な道筋を示します。
まずはお気軽にご相談ください！
工程管理のエクセル運用が限界に近いサイン
工程管理をエクセルで続けることで起こりやすい3つの問題
エクセルでの工程管理は、手軽に始められて自由に作り込める点が大きな魅力です。ただ、案件数や関わる人が増えるにつれて、少しずつ無理が出てきます。
ここからは、それぞれのサインの背景と、放置した場合の影響を確認していきましょう。
最新の工程や進捗を全員で共有できない
エクセルの工程表は、共有フォルダやメールでやり取りするうちに「最新版」「修正版」などのファイルが増え、どれが正しいのかわかりにくくなりがちです。
加えて、現場の進捗は日報を経由して事務所で転記されるため、反映までにタイムラグが生まれます。
エクセルは予定を見せる道具としては使いやすい一方で、実績を記録し続ける道具としては向いていない面があります。
予定のセルに実績を上書きしていく運用では、「いつ・誰が・何を変えたか」の履歴が残らず、遅れの原因を後から振り返ることも難しくなります。
古い工程表をもとに職人や協力会社へ指示を出してしまうと、手戻りや納期遅れにつながるおそれがあります。
特定の担当者しか工程表を直せない
関数やマクロで作り込まれた工程表は便利な反面、作った本人以外は中身を理解していないことがあります。
担当者の異動や退職があると、修正どころか使い方すらわからなくなるリスクがあります。
移行を考えるなら、マクロで自動化している処理（日付の自動計算、遅れている工程の色付けなど）を一覧にしておくことをおすすめします。
この一覧は、新しい仕組みで再現すべき機能を整理するときの材料にもなります。
担当者が在籍しているうちに、処理の内容を聞き取って残しておきましょう。
複数案件の集計や分析に時間がかかる
案件ごとにファイルやシートが分かれていると、会社全体の人員や進捗を見るたびに、数字を拾って別のシートにまとめ直す作業が発生します。
集計しにくさの根本的な原因は、データが「表の見た目」に合わせて入力されている点にあります。
セルの結合や色分けで工程の状態を表していると、人が見るにはわかりやすくても、関数で自動的に集計することができません。
案件数が増えるほど集計の手間は膨らみ、人員配置の判断が遅れる原因にもなります。
集計作業に毎月どれくらいの時間を使っているかを一度数えておくと、移行の費用対効果を考える材料になります。
工程管理をエクセルから移行する3つの選択肢
工程管理をエクセルから移行する3つの方法
エクセルからの移行先は、大きく分けて3つあります。
それぞれ費用や手間、自由度が異なるため、まずは特徴を表で整理します。
| 選択肢 | 特徴 | 向いている会社 | 導入までの期間 |
| クラウド型の工程管理ツール | 月額料金で使える既製のサービス。申し込めばすぐに始められる | 一般的な工程管理の流れで業務が回っている会社 | 数日〜1か月程度 |
| ノーコード・ローコードツールで自作 | プログラミングをほとんど使わずに、自社用の管理アプリを作れる | 社内にツールの操作や改善を担える担当者がいる会社 | 1〜3か月程度 |
| 自社に合わせたシステムを開発 | 業務の流れに合わせて設計でき、ほかのシステムとも連携しやすい | 独自の業務フローがある会社、見積や原価管理とも連携したい会社 | 3か月〜半年以上 |
手軽さを重視するならクラウド型ツール、自由度を重視するならシステム開発という関係になっており、ノーコード・ローコードツールはその中間にあたります。
どれが優れているかではなく、自社の業務と社内の体制にどれが合っているかで選ぶのが基本の考え方です。
判断がつかない場合は、システム開発会社に今の工程表を見せて相談すると、開発以外の選択肢も含めて整理してもらえることがあります。
クラウド型の工程管理ツールを導入する
建設業や製造業向けに、工程表の作成や進捗共有ができるクラウド型ツールが提供されています。
スマートフォンやタブレットから現場で進捗を入力でき、事務所と同じ情報を確認できるのが主な特徴です。
選ぶ際は、自社が使っている工程表の形式（バーチャート、ガントチャートなど）に対応しているか、協力会社にもアカウントを発行できるかを確認しておきましょう。
ツールの決まった画面や機能に業務を合わせる必要があるため、自社独自の管理項目が多い場合は使いにくく感じることがあります。
無料トライアルがあれば、自社の工程表を実際に入力して使い勝手を確かめてみましょう。
ノーコード・ローコードツールで自作する
ノーコード・ローコードツールとは、プログラミングの知識がほとんどなくても、画面の操作で業務アプリを作れるツールのことです。
エクセルで使っていた項目を再現しやすく、社内で少しずつ改善していける点が特徴です。
一方で、複数案件をまたいだ集計やガントチャート形式の表示は、標準機能だけでは作りにくい場合があり、プラグインの追加や一部の開発が必要になることもあります。
作った人しか仕組みを理解していない状態になると、エクセルと同じように属人化してしまう点には注意が必要です。
作り方や運用ルールを複数の担当者で共有できる体制を整えたうえで導入しましょう。
自社に合わせたシステムを開発する
システム開発会社に依頼し、自社の業務の流れに合わせて工程管理システムを作る方法です。
見積・積算・原価管理・勤怠管理など、ほかの業務とデータをつなげて管理できる点が特徴です。
原価や人員配置と連動させる場合は、工程を「どの単位で記録するか」を最初に決めておくことが、後の使いやすさを左右します。
初期費用と導入までの期間はほかの選択肢より大きくなりやすいため、目的と予算を事前に整理しておくことが欠かせません。
なお、最初からすべての機能を作る必要はなく、工程管理の部分だけを先に作り、原価管理との連携を後から追加するといった段階的な進め方も選べます。
開発会社に相談する際は、こうした段階的な導入が可能かどうかもあわせて確認してみてください。
お困りなことはありませんか？
「システム開発って複雑そう…」
「システムを導入したいけど、どうすれば？」
そんな不安をお持ちの方、ご安心ください。
私たちが解消します。
豊富な経験を活かして、
あなたに最適な道筋を示します。
まずはお気軽にご相談ください！
工程管理をエクセルから移行するときの費用の考え方
エクセルからの移行費用は初期費用と運用費用で考える
移行を検討するうえで、気になるのが費用ではないでしょうか。
ここでは、費用を見るときの考え方と、選択肢ごとのおおまかな傾向を紹介します。
初期費用と運用費用に分けて考える
システムの費用は、導入時にかかる「初期費用」と、使い続ける間にかかる「運用費用」に分けて考えるのが基本です。
クラウド型ツールは初期費用が小さい代わりに、利用人数に応じた月額料金が続きます。
特に、現場の職人や協力会社にもアカウントを持たせる場合は、利用人数が想定より増え、月額料金が膨らむことがあります。
システム開発は初期費用が大きくなりやすい一方、導入後の費用は保守やサーバー代が中心です。
初期費用だけで比べると、数年使った後の総額が逆転している場合もあるため注意が必要です。
数年単位で使い続けた場合の合計額で比べると、選択肢ごとの違いが見えやすくなります。
選択肢ごとの費用の傾向
3つの選択肢について、費用の傾向を表にまとめます。
| 選択肢 | 初期費用 | 運用費用 | 費用が変わるポイント |
| クラウド型の工程管理ツール | 小さい（無料のものもある） | 利用人数に応じた月額料金 | 利用人数、オプション機能、導入時の設定サポートの有無 |
| ノーコード・ローコードツールで自作 | 自社で作るなら小さい、外部に構築を依頼すると増える | ツールの月額料金 | 自社で作るか外部に依頼するか、作り込む範囲 |
| 自社に合わせたシステムを開発 | 大きい（規模によって大きく変わる） | 保守費用・サーバー費用 | 機能の数、連携するシステム、対応する端末 |
実際の金額は、利用人数や必要な機能、会社の規模によって大きく変わります。
そのため、一般的な相場だけで判断せず、自社の条件で見積もりを取って比べることが大切です。
費用を比べるときは、金額そのものより「その費用で何が解決できるか」を基準にすると判断しやすくなります。
例えば、毎月の集計作業や転記作業がなくなれば、その分の工数を本来の業務に回せます。
見積もりを取る前に、今のエクセル運用でかかっている手間を時間に置き換えておくと、費用対効果を判断しやすくなります。
見積もりで確認しておきたいポイント
ツールの導入でもシステム開発でも、見積もりの段階で確認しておきたい点があります。
- 見積もりに含まれている作業と、含まれていない作業はどこまでか
- エクセルの過去データを移す作業は費用に含まれているか
- 利用人数が増えたときに、料金はどのように変わるか
- 導入後の操作説明やサポートは、どこまで対応してもらえるか
- 保守・運用の費用は月額でいくらかかり、何が含まれているか
特に見落としやすいのが、データ移行とサポートの範囲です。
エクセルの工程表は会社ごとに書式が異なるため、移行作業の手間が見積もりの段階では読みにくいことがあります。
見積もりの金額が安く見えても、データ移行や操作説明が別料金になっていて、最終的な費用が膨らむケースもあります。
システム開発会社に相談する場合も、これらの質問に具体的に答えてくれるかどうかは、依頼先を見極める材料になります。
複数の見積もりを比べるときは、含まれている作業の範囲をそろえて比較しましょう。
工程管理のエクセルからの移行で失敗しやすい点
エクセルから工程管理を移行するときに注意したい3つの失敗例
新しい仕組みを導入しても、運用がうまくいかずエクセルに戻ってしまう会社もあります。
ここでは、移行でつまずきやすいポイントと、その防ぎ方を紹介します。
現場が使わず、エクセルに戻ってしまう
事務所の都合だけで仕組みを選ぶと、入力の手順が多い、画面が見づらいといった理由で、現場で入力が後回しにされることがあります。
現場で入力されなければ情報は更新されず、結局エクセルとの二重管理になってしまいます。
全現場で一斉に切り替えると、操作に慣れていない段階で問い合わせや入力ミスが重なり、現場の負担がさらに大きくなる点にも注意が必要です。
現場の入力を「進捗率を選ぶ」「写真を撮って送る」程度まで簡単にできるかは、定着を左右するポイントの一つです。
選定の段階から現場の担当者に実際に触ってもらい、意見を聞いておくと安心です。
エクセルと同じ見た目や使い方を求めすぎる
長年エクセルを使ってきた会社ほど、「今の工程表と同じ形にしたい」という要望が出やすくなります。
エクセルの工程表をそのまま再現しようとすると、カスタマイズが増えて費用がかさんだり、新しい仕組みの利点を活かせなかったりします。
見る画面は今の工程表に近い形を残し、入力する画面だけをスマートフォン向けに簡単にするといった分け方をすると、慣れと使いやすさを両立しやすくなります。
「今のやり方を再現する」ではなく「今の困りごとを解決する」ことを目的に置きましょう。
過去の工程データをうまく移せない
長く管理してきた工程表は、年度や担当者によって書式がばらばらで、そのままでは新しい仕組みに取り込めない場合があります。
書式がそろっていないデータをすべて移そうとすると、想定以上に時間と費用がかかってしまいます。
移行前には、エクセル側で項目名や日付の書き方をそろえる作業が必要になることもあり、この作業を社内と依頼先のどちらが担当するかも決めておく必要があります。
進行中の案件だけを移し、過去の案件はエクセルのまま保管しておくなど、移行するデータの範囲を事前に決めておくと作業量を抑えられます。
見積もりを依頼する前に、移したいデータの範囲を社内で話し合っておきましょう。
お困りなことはありませんか？
「システム開発って複雑そう…」
「システムを導入したいけど、どうすれば？」
そんな不安をお持ちの方、ご安心ください。
私たちが解消します。
豊富な経験を活かして、
あなたに最適な道筋を示します。
まずはお気軽にご相談ください！
工程管理をエクセルから移行する方法と進め方
工程管理をエクセルから移行する基本的な3ステップ
ここからは、実際にエクセルから移行するときの進め方を紹介します。
どの選択肢を選ぶ場合でも、基本的な流れは次の3つのステップで共通しています。
- 今の工程表を洗い出し、移行の目的と優先順位を決める
- 選択肢を比較し、実際に試してみる
- 一部の現場で試験運用してから本格運用に移る
いきなりツールの比較から始めるのではなく、まずは今の業務を整理するところから始めるのがポイントです。
何を解決したいのかが決まっていないと、どの選択肢が合っているのかも判断できません。
1. 今の工程表を洗い出し、移行の目的と優先順位を決める
最初に、今の工程表でどんな情報を管理しているかを書き出します。
作業の予定と実績、担当者、協力会社、資材の手配状況など、項目は会社によってさまざまです。
見落としやすいのが、備考欄の自由なメモや別ファイルで管理している情報など、エクセルだからこそ記録できていた内容です。
そのうえで、「現場の進捗をその場で共有したい」「複数案件の人員配置を一目で把握したい」など、移行によって解決したいことを具体的にします。
目的があいまいなまま進めると、機能を詰め込みすぎて使いにくい仕組みになったり、費用が膨らんだりしやすくなります。
必ず実現したいことと、あれば便利なことを分けて、優先順位をつけておきましょう。
2. 選択肢を比較し、実際に試してみる
目的と優先順位が決まったら、候補を絞り込みます。
クラウド型ツールであれば無料トライアル、システム開発であれば開発会社への相談やデモの確認を通じて、実際の使い勝手を確かめます。
試すときは、サンプルデータではなく自社の実際の工程表を入力し、ステップ1で決めた「必ず実現したいこと」に対応できるかを確認します。
画面の見た目や機能の多さだけで選ぶと、導入後に自社の業務に合わないことがわかり、やり直しになるおそれがあります。
この段階で開発会社に相談しておくと、ツールで足りるのか、開発が必要なのかを業務内容に照らして判断してもらえることもあります。
候補を1つに決める前に、現場の担当者と一緒に操作してみることをおすすめします。
3. 一部の現場で試験運用してから本格運用に移る
導入する仕組みが決まったら、一部の現場や案件で試験運用を行います。
試験運用では、エクセルと新しい仕組みを並行して使う期間をあらかじめ決めておくことが大切です。
期限を決めずに並行運用を続けると、二重入力の負担が続き、現場がエクセルに戻ってしまう原因になります。
試験運用で出てきた意見を反映し、入力ルールや操作マニュアルを整えてから本格運用に移りましょう。
工程管理の移行を外注するか自社で進めるかの判断基準
工程管理の移行は自社対応と外注のどちらが適しているか
移行の進め方がわかっても、「自社だけで進められるのか、開発会社に相談すべきか」で迷う方も多いのではないでしょうか。
ここでは、状況別の判断の目安を紹介します。
エクセルの見直しやツール導入で対応できるケース
すべての会社がすぐにエクセルから移行すべきというわけではありません。
案件数が少なく、工程表を見る人も限られている場合は、更新ルールを決めてファイルを1つにまとめるだけで改善するケースもあります。
また、工程管理の流れが一般的で、主な目的が現場との情報共有であれば、クラウド型ツールで対応できる可能性があります。
既製のツールの機能で、ステップ1で決めた「必ず実現したいこと」をまかなえるかが判断のポイントです。
ただし、ツールの機能に合わせるために業務のやり方を大きく変える必要がある場合は、現場の負担が増えないか慎重に確認しましょう。
開発会社に相談したほうがよいケース
次のような状況に当てはまる場合は、システム開発会社に相談することを検討してみてください。
- 工程管理を見積・積算・原価管理など、ほかの業務とつなげて管理したい
- 自社独自の工程や管理項目が多く、既製のツールでは対応しきれない
- すでに使っているシステムと工程管理のデータを連携させたい
- ツールを試したが、現場で使いこなせず定着しなかった
- 社内にシステムの選定や運用を担える担当者がいない
これらは、既製のツールだけでは解決しにくく、業務の整理から一緒に考えてもらうほうが進めやすいケースです。
開発会社に相談したからといって、必ずしも一からシステムを作ることになるとは限りません。
業務の内容によっては、既存のツールを活かしたうえで、足りない部分だけを開発する提案を受けられることもあります。
「何から始めればいいかわからない」という段階でも、今の工程表を見せながら相談してみましょう。
開発会社に相談するときに確認したいポイント
開発会社に相談する際は、次のような点を聞いておくと、自社に合った会社かどうかを判断しやすくなります。
- 工程管理や建設業・製造業向けのシステムを開発した実績はあるか
- 今のエクセル運用を見たうえで、ツール導入も含めて提案してもらえるか
- エクセルの過去データの移行に対応してもらえるか
- 工程管理だけを先に作るなど、段階的な導入に対応してもらえるか
- 導入後の操作説明や、機能の追加・修正、保守の範囲はどうなっているか
特に大切なのが、システムを作ることだけを前提にせず、自社の状況に合った方法を一緒に考えてくれるかどうかです。
導入後の修正や保守を特定の会社に頼り切りになると、費用が上がっても他社へ移りにくくなる点には注意が必要です。
契約前に、保守の範囲や将来の引き継ぎについても確認しておきましょう。
お困りなことはありませんか？
「システム開発って複雑そう…」
「システムを導入したいけど、どうすれば？」
そんな不安をお持ちの方、ご安心ください。
私たちが解消します。
豊富な経験を活かして、
あなたに最適な道筋を示します。
まずはお気軽にご相談ください！
まとめ
工程管理をエクセルで続けていると、案件数や関わる人が増えるにつれて、最新版の管理や現場との情報共有、集計作業などに限界が出てきます。
エクセルからの移行先には、クラウド型ツール・ノーコード／ローコードツールでの自作・システム開発の3つの選択肢があります。
どれが優れているかではなく、自社の業務と社内の体制に合っているかで選ぶことが大切です。
費用は初期費用だけで比べず、運用費用や移行作業も含めた総額で判断しないと、後から想定外の出費につながることがあります。
また、現場で使われない、エクセルと同じ形を求めすぎるといった失敗を防ぐには、目的と優先順位を決めてから、小さく試して広げていく進め方が有効です。
工程管理をほかの業務とつなげたい、自社だけでは移行先を判断できないという場合は、一度システム開発会社に相談してみてください。
工程管理のエクセルからの移行なら株式会社アレグビット
エクセルからの移行は、現場の情報共有や集計の手間を減らせる一方で、選択肢の選び方やデータ移行、現場への定着など、注意すべき点も少なくありません。
特に「エクセルの工程表をどう移せばいいかわからない」「ツールで足りるのか、開発が必要なのか判断できない」といった声も聞かれます。
株式会社アレグビットでは、今お使いのエクセルの工程表を拝見したうえで、ツールの導入も含めて自社に合った方法を一緒に整理するところからご相談いただけます。
- 他社が開発したシステムの改善や機能追加も対応可能
- 工程管理だけを先に作るなど、小さな範囲からの導入でもOK
- 見積・積算・原価管理など、ほかの業務との連携もご相談いただけます
- ツール選定や移行方法のご相談のみでも大歓迎です
最初から大きなシステムを作る必要はなく、今の業務の困りごとを整理するところから一緒に進めていけます。
AIを活用した入力の自動化や集計の効率化など、エクセルではできなかった仕組みづくりについてもご提案が可能です。
移行先は、今の工程表や現場の使い方に合わせて選ぶことで、導入後もスムーズに定着させやすくなります。
工程管理のエクセル運用にお悩みの方は、まずは株式会社アレグビットへ無料でお気軽にご相談ください。